Reglamentos y normas internas de trabajo

Las reglas deben basarse en el sentido común. Por regla general, un gerente no debe ser un “fanático del reglamento”.

Existen para garantizar el bienestar general de toda persona que trabaje en la compañía.

Las buenas empresas siempre hacen imprimir un pequeño folleto que contiene las reglas. “No se permite el consumo de alcohol en los predios de la empresa. Es obligatorio llevar gorros y delantales blancos en todas las áreas destinadas a la preparación de alimentos”, etc.

normas internasUna cosa admirable con respecto a un Líder es que él sabe cuándo infringir. Solamente porque es cuestión de sentido común. “Mira, Anita”, le dirá a su nueva secretaria en su primer día de trabajo, “el reglamento de la empresa prescribe que debes empezar a las 9:00; dispones de cuarenta minutos para almorzar, entre las 12:00 m y las 2:00 pm, y terminas a las 5:30.

Ahora, si un día quieres llegar un poco más tarde, digamos a las 9:30, no hay problema porque puedes reponer el tiempo a la hora de almuerzo o quedarte hasta más tarde. Estamos dispuestos a ser flexibles en este departamento”.

El Líder luchará por que se haga una excepción cuando lo considere apropiado. Irá al departamento de viajes y le dirá a la supervisora: “Margarita, conozco las reglas sobre viajes aéreos del personal de supervisión, pero Amoldo Cárdenas se ofreció como voluntario para volar a Nueva York el viernes, trabajar todo el sábado y gran parte del domingo con objeto de arreglar ese problema urgente que se nos presentó con un cliente, y luego regresar el domingo por la noche para asistir el lunes por la tarde a esa reunión vital sobre el análisis de ingeniería.

Está sacrificando todo su fin de semana y quiero un tiquete de primera clase para él. Si no aceptas mi autoridad para quebrantarlas, entonces tú y yo tenemos un problema. Subamos a la oficina de Lino Sánchez y resolvámoslo allá”.

Pero cuando el Líder no quebranta las reglas ocasionalmente, está pendiente el resto del tiempo de que la gente las cumpla. No se hará el de la vista gorda si Antonio Calle no está llevando calzado de protección, ni si Guillermo Arias estaciona su automóvil en el estacionamiento para visitantes cuando está lloviendo. Las reglas están ahí para ser respetadas y el Líder se cerciora de que así sea. Cada vez que sin su autoridad las reglas son quebrantadas, se va socavando esa misma autoridad y se va reduciendo su credibilidad frente a los demás.

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Esta es una tarea fácil. Examine el folleto que contiene las reglas de su compañía y rememore lo que dicen. No vaya en busca de alguna persona que esté infringiendo las reglas (eso se llama cacería de brujas y no es necesario). Manténgalas en lo recóndito de su pensamiento y tome acción en caso de tropezar con un abuso.

Si la empresa no tiene reglamentaciones, tome la iniciativa y redáctelas. Envíelas al Departamento de Relaciones Laborales, pídales que consulten a las personas apropiadas y luego expídalas.

 

Normas

Reglas organizacion

Todo gerente necesita normas.

Nadie negarla el hecho de que es imposible dirigir sin normas. El problema es que en muchas compañías no están bien definidas y, lo que es peor, no se aplican. Tan solo observe la diferencia de normas de servicio entre un restaurante bueno y uno deficiente. La diferencia está en las administrativas. Otro tanto es aplicable a las aerolíneas. Casi todo mundo puede contarle “historias de guerra” sobre lo variables que son las normativas en las aerolíneas.

Pero se trata no solo de las de servicio, sino también de las de redacción de informes, en la presentación, en el vestir, en el comportamiento y en muchos otros aspectos.

El Líder percibe la definición y el mantenimiento de las normas como una tarea administrativa clave. Las que él fija son absolutamente claras, todos los que trabajan en su división las entienden y, lo que es igualmente importante, las aceptan como necesarias. Tomemos como ejemplo las normas del vestuario. El Líder reconocerá el hecho de que en la época actual la gente necesita un alto grado de libertad creativa en decisiones relacionadas con la vestimenta. Por tanto desarrollará una que incluya un amplio margen de libertad (aunque no permitiría una vestimenta que represente una afrenta para los clientes, para los visitantes o para el equipo inmediato). El cabello de Lucas Franco todavía podría ser aceptable; ¡pero el atuendo ligero que lleva Sandra Valdez, una blusa transparente y sin sostén, podría no serlo!

Pero no es solamente el caso de la vestimenta. El Líder fijará normativa para el personal de reclutamiento en relación con la eficiencia de su respuesta a solicitudes que no hayan sido pedidas. Fijará otras para el manejo de la cafetería. Fijará para la apariencia de los vehículos de la compañía. Fijará para la capacitación en supervisión, para la evaluación de desempeño y para los comunicados escritos.

Habiendo fijado las normativas , habiendo conseguido que las entiendan y las acepten, el Líder establecerá los controles para garantizar que se cumplan. Lo que más reduce la credibilidad de un gerente es que él fíje reglamentaciones y después no se esfuerce por que se cumplan.

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Incluya en su agenda para su próxima reunión de equipo el tema “Norma”. En dicha reunión analice con los miembros de su equipo lo que lo consideren que son las principales normas de desempeño y comportamiento en su división. Antes de la reunión, prepárese concienzudamente de modo que, como líder del equipo, pueda señalar las que en su concepto sean las más importantes. Cerciórese de que los miembros de su equipo estén de acuerdo con los procedimientos de control y de que se cumplan.

LO QUE DEBE HACER EL PROXIMO MES

En su reunión de equipo, examine si estas normativas se han cumplido o no.

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