Principios administrativos sencillos y prácticos

principios administrativosLos principios administrativos son el conjunto de actividades y el sistema mediante el cual se logra el óptimo funcionamiento de los integrantes de una empresa, sean estos trabajadores o directivos.

Existen al menos dos corrientes más importantes diseñadas o pensadas durante y luego de la revolución industrial, conocidas como Fayolismo por su creador Henry Fayol y Teylorismo, también por su creador a Frederick Taylor.

Los más sencillos de comprender, por ser más breve y descriptiva, pero quizás menos profunda en su concepción son los de Taylor, considerados también como la primera ciencia del trabajo y la forma empírica de controlar la administración.

Los principios de Taylor se encuadran en el punto de vista general que debe ser aplicado, luego, específicamente en cada elemento de la administración o a administrar:

  • Organización: desde el punto de vista científico se hace de forma eficiente si se conocen: los tiempos, movimientos, las herramientas a utilizar y la responsabilidad. Definir: tiempo mínimo y máximo que la tarea requiere, qué se debe hacer para lograrla de forma eficaz, con qué herramientas cuenta para cumplir y cuál será su compromiso tanto individual como dentro del proceso de producción.
  • Selección y entrenamiento: No todos los trabajadores son adecuados para la misma tarea, seleccionarlos según su capacidad es fundamental para que el trabajador esté cómodo y la terea se realice eficazmente. Las capacidades mínimas para cumplir deben ser determinadas con claridad teniendo en cuenta todos los aspectos de la persona que debe cumplirla.
  • Cooperación entre responsables: los responsables son el empleado que la realiza y el directivo inmediatamente superior. Ambos deben tener un objetivo común y trabajar en equipo para cumplirlo, conociendo y respetando  son sus responsabilidades individuales. La remuneración es una de las herramientas más importantes para lograr esta cooperación y evitar los problemas de producción, pudiendo mejorarse por eficiencia o mayor producción.

Para que los operarios y los directivos trabajen de forma cooperativa, será indispensable que el directivo conozca el trabajo mejor que los empleados, para que pueda organizarlos y velar que siempre se tiene lo necesario para cumplir con la tarea, como buen líder tiene que saber dar compromiso.

  • Planeación (Directivos): La división del trabajo entre los que diseñan y piensan cómo mejorar la tarea (directivos) y quienes la llevan a cabo (trabajadores) es la más efectiva para estos principios. En este caso, se aplica lo del punto anterior pero haciendo hincapié en la capacitación constante de los directivos, quienes tienen  que estar al tanto de las necesidades macro de la empresa y de los sistemas más efectivos para llevar adelante el trabajo. Si cooperan, como dice el punto anterior se cumplirá el objetivo, si hay problemas de cooperación, la tarea se verá afectada.

Para Fayol,  son básicamente los mismos, pero fue un poco más específico en los roles que cada uno de los integrantes del sistema de una empresa deben cumplir. Los principios administrativos básicos son 6 basándose en las dos grandes tareas que tiene una organización: la de producir y la de comerciar, ubicando a los principios administrativos dentro de la función de gestión a todas las otras funciones (técnicas o de producción; comerciales; financieras; de seguridad; y contables). La administración, entonces es la que se encarga de que todas las funciones se realicen de forma correcta y siguiendo el objetivo de la empresa.

Entonces, los principios de gestión con los cuales debe regirse esta función, quizás la más importante son:

  • Subordinación de intereses: El interés máximo de cada individuo en una empresa es el objetivo de la empresa, luego están los intereses particulares que deben orientarse para que se cumpla el principal.

 

  • Unidad de mando: cada sector o grupo de empleados debe recibir órdenes de un solo encargado o superior.

 

  • Unidad de dirección: Según el objetivo a cumplir, en cada sector de la empresa, existirá un solo encargado quien será quien indique el plan a seguir. Este encargado puede ser un grupo de personas que delinean el plan a seguir, pero como dijimos en el punto anterior una sola persona es quien da las órdenes,  por lo que deberán ponerse de acuerdo.

 

  • Centralización: Se deriva del anterior principio administrativo que indica que la autoridad debe estar bien jerarquizada y delimitada.

 

  • Jerarquía: esta es la forma de llamar a la cadena de comunicación que irá tanto desde el dueño o gerente principal hasta los diferentes jefes de sector y viceversa.

 

  • División del trabajo: las personas designadas para cada tarea deben conocer los límites de su actividad y quiénes son los encargados de cada una de sus funciones para lograr el objetivo.

 

  • Autoridad: se deben establecer como dijimos, jerarquías bien claras, esto incluye a los trabajadores, quienes deben conocer su función y la responsabilidad que esta tiene.

 

  • Disciplina: es la capacidad para cumplir con la propia responsabilidad que tiene cada integrante. Los principios administrativos de Fayol en este caso también hablan como Taylor de que cada uno tiene que estar contento con la suya para poder cumplirla.

 

  • Remuneración personal: y como en Tyalor, en este caso determinan que el pago por la tarea cumplida debe ser motivo de satisfacción, sentirse justo y estar garantizado.

 

  • Equidad: será fundamental que tanto la cadena de jerarquía como la de salarios sea equitativa y justa para que todos se sientan con ganas de cumplir.

 

  • Orden: se refiere a la disponibilidad tanto de los materiales con los que se trabaja como de las personas que los utilizan. Estar en el lugar que corresponde cuando es necesario.

 

  • Estabilidad: la confianza, lealtad y todos los otros sólo logaran su objetivo si la persona que debe cumplir con su responsabilidad tiene la seguridad de que su empleo es estable.

 

  • Iniciativa: si la persona que debe cumplir una responsabilidad siente satisfechos los principios administrativos anteriores logrará tener iniciativas para mejorar su trabajo.

 

  • Espíritu de equipo: lograr la cooperación y funcionamiento en equipo de todos los integrantes de la empresa como un todo y en particular en cada sector.

 

Como vimos, los principios administrativos, en ambos apuntan a lo mismo y pueden aplicarse tanto a la vida de una empresa como a la vida personal si se quiere alcanzar el éxito.

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