Porque implementar informes y seguimiento de resultados hoy mismo

Reciba informes, rindalos y sea breve al respecto.

El principio que sirve de fundamento a los grupos de información es admirable.

El peligro es que se conviertan en un sistema burocrático adicional que toma el lugar de una tarea administrativa clave. Los gerentes ya no considerarán que su tarea es informarle a la gente, y se dedicarán a emitir informes empresariales.

En una empresa me enteré de que el equipo senior gastó muchas horas preparando informes empresariales de dos páginas para uso de toda la línea, de la administración hacia abajo. Los mismos  estaban invariablemente repletos de “desolación y falta de esperanza” (el vicepresidente de Finanzas siempre destacaba el hecho de que cada vez que creaba expectativas con buenas noticias, “ellos” esperaban un aumento de sueldo).

Vi gerentes fijar esos informes en carteleras y luego dar la vuelta j rápidamente por la puerta del baño y desparramar unas cuantas copias más en la mesa para que las leyeran los “trabajadores”. Eso era todo.

Al informe que preparaba la empresa lo consideraban como “propaganda de la gerencia”.

El Líder procura, primero, mantenerse informado en todo momento, y luego asegurarse de que su gente reciba información lo más rápidamente posible. Si la empresa produce un escrito, bien; lo usará para complementar su propio informe. El Líder sabe lo que le interesa a su personal y le proporciona sobre esos temas. Después del informe, la anima para que formule preguntas, y si él no sabe alguna respuesta, va a buscarla.

Aunque la empresa podría hacer referencia a una disposición excepcional este mes por concepto de pérdidas cambiarías, el Líder sabrá que su personal prefiere tener datos sobre cuándo entregarán los nuevos camiones con mecanismo de carga, o cuándo renovarán el baño o cuándo entrará en vigencia el nuevo procedimiento de almacenaje.

El Líder procura que sus escritos sean breves. Estos son siempre pertinentes, los hace personalmente y con frecuencia. El Líder siempre concede tiempo para que se hagan preguntas, informa con regularidad, y reúne a su gente de improviso, para darle información, siempre que es necesario.

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Si usted no le ha dado datos a su gente personalmente en los últimos meses, debe ser despedido inmediatamente.

Revise su agenda y asígneles tiempo suficiente a las sesiones de Información durante las próximas cuatro semanas. Es necesario concederles alta prioridad.

Prepare su propio informe con esmero, usando el más reciente que haya producido la empresa, pero concentrándose en temas que sean de interés para su equipo. Conceda tiempo suficiente para formular preguntas. No se limite a dar sus escritos de inmediato, vaya y contribuya a las sesiones organizadas por su gente a todo nivel.

 

Escribir

El talento para escribir es tan esquivo como el talento para administrar.

Una de las cosas angustiosas de la educación moderna es que los estudiantes no aprenden a escribir en forma eficaz.

Los rudimentos de gramática y de ortografía escasamente son suficientes para una comunicación escrita eficaz. He visto muchos informes que discurren con gran verbosidad, sin estructura y sin criterios lingüísticos. ¿Cuántos ha leído usted que tengan un breve resumen, una breve introducción, un principal escrito sumariamente, con conclusiones y recomendaciones claras, bien presentadas y bien fundamentadas?

El Líder no se pone a escribir a menos que sea absolutamente necesario; pero a veces lo es. No produce un chorro de memorándums redactados a la ligera por ser demasiado perezoso para tener una comunicación cara a cara, pero sí produce el ocasional escrito para su jefe, sus colegas y sus subalternos. Dicho estará bien documentado, bien presentado y bien escrito.

En su escrito, el Líder distinguirá entre hechos y opiniones, entre conclusiones y recomendaciones, entre suposiciones y aseveraciones.

El arte de escribir es esencial para la administración, pero es un arte que ha sido desatendido.

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