Partida Doble

partida doble

Todas y cada una de las denominaciones con que hemos representado los valores contenidos en los esquemas precedentes se denominan cuentas. Así, diremos que son cuentas “Caja”, “Banco Nación”, “Instalaciones”, “Acreedores”, “Capital”, etc.

Si la teneduría de libros, como sabemos, se ocupa de registrar las operaciones que realiza el comerciante, tratando de establecer analíticamente de qué manera inciden en la composición del patrimonio y en los aumentos y disminuciones que éste experimenta, deberemos agrupar bajo una misma denominación todas aquellas cosas, personas o actos que revisten un carácter similar. Cada una de estas agrupaciones, de distinta denominación, se llama cuenta.

Podemos, entonces, definir la cuenta diciendo que es la representación contable del valor de un conjunto homogéneo de bienes, obligaciones, beneficios o quebrantos.

Débito, crédito y saldo

Para ir registrando, en los esquemas precedentes, la evolución y modificaciones que se producían en el patrimonio del comerciante, tuvimos que sumar o restar, como se habrá advertido, en los valores representados por cada cuenta, los aumentos o disminuciones que originaba cada operación, a los efectos de ir sustituyendo los antiguos valores por los nuevos. Este procedimiento nos obligó a repetir cada vez íntegramente el esquema, lo cual si bien nos sirvió para poner al alcance del alumno los principios en que se basa la técnica contable, resulta en la práctica inaplicable por razones fácilmente comprensibles.
Por ello, y con el objeto de que puedan registrarse loe aumentos y disminuciones que se operan en los valores de cada cuenta, éstas se dividen en dos partes: el debe a la izquierda y el haber a la derecha. Ya veremos más adelante cuándo corresponde consignar una operación en el debe de una cuenta y cuándo debe emplearse para ello el haber. Pero antes tendremos que saber que:

a)    Debitar, adeudar o cargar, significa asentar una cantidad en el debe de la misma.
b)    Acreditar, abonar o descargar, significa asentarla en el haber.
c)    La suma de todos los valores consignados en el debe se llama débito.
d)    La suma de todos los valores consignados en el haber se llama crédito.
e)    La diferencia entre el débito y el crédito se llama saldo.
f)    El saldo es deudor cuando el débito es mayor que el crédito.
g)    El saldo es acreedor cuando el crédito es mayor que el débito.
h)    Cuando el débito es igual al crédito, se dice que está saldada.

Los gráficos que insertamos a continuación ayudarán a retener mejor el significado de estas expresiones:

Esto es DEBITAR: HABER
Esto es ACREDITAR: DEBE

En marzo 10 hemos debitado a N. N. y Cia. $ 6.000. Por lo tanto, el saldo, en tal fecha, era deudor por dicha cantidad, es decir, que N. N. debía $ 5.000. En marzo 15, la acreditamos $ 3.000 con lo que su saldo deudor quedó reducido a % 2.000 (5.000 menos 3.000); esto significa que, a esa fecha, N. N. y Cía. seguía debiéndonos, pero sólo $ 2.000. Nuevamente, en abril 2, le debitamos $ 1.000; si observamos la cuenta veremos que, a esa fecha, el débito (suma del debe) arrojaba $ 6.000 en tanto que el crédito (suma del haber) sólo $ 8.000; por consiguiente el saldo era deudor por la diferencia entre ambas cifras, o sea por $ 8.000. En abril 10 acreditamos $ 6.000. Repitiendo, a esa fecha, la operación de sumas y restas, tendremos : débito $ 6.000; crédito $ 8.000. En consecuencia el saldo era acreedor por $ 2.000, esto es, que nosotros le debíamos a N. N. y Cía. ese importe. Por último, el saldo vuelve a transformarse en deudor. por 4.000, al debitarse la cuenta, con fecha abril 14, por $ 6.000, lo cual significa que N. N. y Cía. nos debe nuevamente $ 4.000.

Para cerrar una cuenta se registra el saldo que arroja, en el lado cuya suma resulte menor, de tal modo que el débito y el crédito sean iguales. Los importes totales se colocan uno frente a otro trazándose debajo de ellos dos líneas horizontales, lo cual significará que ha sido cerrada (en contabilidad una línea significa suma o resta; dos líneas cierre de cuenta, es decir, que no se suma la cantidad que antecede a las dos líneas, con las que puedan registrarse después). Si quedaran, en el texto de la cuenta, renglones en blanco, serán anulados mediante una raya transversal (recordemos que en los libros de contabilidad no deben dejarse renglones en blanco). Veamos ahora un modelo de cierre de cuenta:

Personalización de las cuentas
Las cuentas contables tienen por objeto representar contablemente el valor de un conjunto homogéneo de bienes, de deudas, de utilidades o de pérdidas a fin de que el comerciante, mediante su lectura e interpretación, esté informado de la composición de su patrimonio y de los resultados que obtiene de las operaciones que realiza.

Para dar una idea más aproximada de lo que es y de cómo actúa en contabilidad, emplearemos una ficción. Diremos que las cuentas se personifican ante el comerciante, que toman cuerpo y voz para relatarle lo que ha acontecido y acontece en su empresa; para sugerirle, a la luz de lo que ha ocurrido y ocurre, las medidas que debe adoptar en previsión de hechos contingentes.

Representan para el comerciante algo así como los jefes de departamento de una gran tienda. El dueño o gerente de esa gran tienda, cuando necesita conocer algún dato sobre el movimiento, por ejemplo, de la Sección “Indumentaria”, llamará a su presencia al jefe de ésta, que es la persona que se halla en mejores condiciones para suministrárselo.

Así, podrá informarse sobre los trajes que se ha adquirido, sobre los que se ha vendido, sobre los precios de costo y de venta, sobre las existencias. Con todos esos elementos, el gerente estará en condiciones de hacerse una composición de lugar acerca de si la política comercial seguida es eficiente, si hay que rectificarla en tal o cual sentido, si hay “stock” suficiente para atender la posible demanda de la clientela o si hay que reponerlo, etc. Pero obsérvese que a ningún gerente sensato se le ocurrirá llamar al cajero o al encargado de la sección créditos para preguntarle datos relativos a la sección “Indumentaria”. Por el contrario, recurrirá al cajero si desea conocer el movimiento de dinero, es decir, cuánto dinero entró, cuánto salió y qué disponibilidad hay en caja; y al encargado de la sección “Créditos” si quiere saber cuánto dinero se ha fiado a los clientes; cuánto han pagado éstos a cuenta de sus deudas, cuánto les falta aún pagar, etc.

Cosa muy parecida ocurre con la contabilidad. En ésta, cada una, como hemos dicho, agrupa bajo una misma denominación todas aquellas cosas, personas o hechos de carácter homogéneo, de tal manera que el comerciante pueda informarse, observando el contenido de ellas, de lo que acontece en cada uno de los aspectos de la actividad que desarrolla. Retomando el hilo de la ficción diremos, pues, que la Señora  Caja —la cuenta Caja— es la persona encargada de recibir, entregar y custodiar el dinero en efectivo y es la que está entonces en condiciones de informar al comerciante sobre todo lo relacionado con el movimiento de fondos. Don Obligaciones a Pagar  es otra persona que le dice de los pagarés que ha firmado y entregado, de los que levantó y, por lo tanto, recibió en devolución y de los que aún le falta pagar. El Señor Alquileres  —Alquileres Pagados— constituye una tercera persona que le expresa lo que ha perdido por ese concepto, y así con todas las demás.

La partida doble
Principios fundamentales. — Si las cuentas actúan como personas encargadas de recibir y entregar valores que ingresan y salen de la empresa, es evidente que nunca recibirán un valor sin que alguien lo entregue, así como tampoco entregarán un valor sin que alguien lo reciba. Por consiguiente, cada vez que en la empresa se realiza una operación cualquiera, ésta deberá registrarse mediante una doble anotación. La doble anotación que se hace siguiendo loe principios que en seguida examinaremos, es lo que ha dado origen a que se conozca este método de registración con el nombre de “partida doble” (en Contabilidad se denomina partida a una cuenta seguida de una cantidad) y ha sido universalmente adoptado, no sólo por su claridad, sino principalmente por su exactitud y por las posibilidades que brinda en cuanto al control de las anotaciones.

El método de partida doble descansa en cinco principios fundamentales, que deben tenerse permanentemente presentes al redactar los asientos representativos de las operaciones que realiza el comerciante.

Veamos ahora cuáles son esos principios para cuya demostración recurriremos nuevamente a la ficción de suponer que las cuentas actúan como si fueran verdaderas personas.

QUIEN RECIBE ES DEUDOR;
QUIEN ENTREGA ES ACREEDOR

Observemos el grabado. La persona de negro recibe de la de blanco un determinado valor. La primera es, por lo tanto, deudora de la segunda por ese mismo valor.
A la vez, la persona de blanco entrega a la de negro el mismo valor a que nos hemos referido, por lo cual la primera resulta acreedora de ésta.
Podrá observarse: —Hasta ahora estamos de acuerdo. Pero cuando la persona de negro devuelva a la de blanco el importe que le debe en cancelación de su deuda, ¿no resultará ser el deudor quien entrega y el acreedor quien reciba?

Aparentemente, es así Pero tan sólo aparentemente. Para demostrar el error de tal argumento, razonemos de nuevo: Cuando la persona de blanco reciba el importe que le devuelve la de negro será, como lo indica el principio de la partida doble que estamos comentando, deudora de ella por esa cantidad, pero como antes que se lo devolviera era acreedora, crédito y débito se han compensado.

Inversamente, cuando la persona de negro entregue el importe a la de blanco en devolución de lo que recibió, resultará acreedora de esta última, pero como antes de devolvérselo era deudora, débito y crédito se han compensado. Nada se deben, pues, la una a la otra.

NO HAY DEUDOR SIN ACREEDOR
La persona que figura en el grabado ha recibido el valor que tiene en sus manos, y, por lo tanto, de acuerdo con el principio anterior, es deudora. Pero ¿de quién ha recibido ose valor? ¿De nadie? Evidentemente, ello es un absurdo. Si ha recibido un valor y es por lo tanto, deudora, es porque alguien se lo ha entregado, siendo ese alguien su acreedor.

NI ACREEDOR SIN DEUDOR
Inversamente, la persona de este otro grabado ha entregado un valor y, por lo tanto, es acreedora. ¿De quién? ¿De nadie? Esta pregunta es tan absurda como la anterior. Si ha entregado un valor et acreedora y alguien lo debe haber recibido. Ese alguien será el deudor.

TODO VALOR QUE ENTRA DEBE SER EQUIVALENTE AL QUE SALE
La persona de negro entrega a la de blanco un determinado valor, supongamos $ 1.000.
¿Cómo sería posible que la de blanco recibiera un valor distinto, digamos $ 999 o 1.001 pesos? Lo absurdo de esta proposición es suficiente para demostrar la exactitud de lo que se afirma en este tercer principio.

CUARTO PRINCIPIO TODO VALOR QUE ENTRA POR UNA CUENTA DEBE SALIR POR LA MISMA
La persona de blanco ha recibido —y tiene en sus manos— un determinado valor. Este valor ¿podrá ser devuelto por la persona que está a su derecha o por cualquiera otra? Es evidente que no, pues si el valor fue recibido por la persona de blanco, es ésta y sólo ésta quien podrá entregarlo

LAS PERDIDAS SE DEBITAN
La persona de negro le ha entregado a la de blanco un valor. Por consiguiente, la de blanco, que lo ha recibido, será la deudora. Pero si por cualquier motivo ésta no tuviera obligación de reintegrarlo, dejará de ser deudora, por lo que la de negro habrá experimentado una pérdida. Por fuerza entonces hay que concluir que toda pérdida se origina en un dé- bito.

LAS GANANCIAS SE ACREDITAN
La persona de negro ha recibido de la de blanco un valor. Por consiguiente, la de blanco, que lo ha entregado, será la acreedora. Pero si por cualquier motivo, ésta no tuviera derecho a exigir su re-integro, dejará de ser acreedora, por lo que la de negro habrá obtenido una ganancia. Forzoso es entonces reconocer que toda ganancia se origina en un crédito.

Reglas prácticas para determinar el deudor y el acreedor. — Sabemos ya que toda operación que se realice deberá registrarse, siguiendo el método de partida doble, mediante el empleo simultáneo de cuentas deudoras y acreedoras, esto es, que nunca podremos debitar una sin acreditar otra, ni acreditar una sin debitar otra. Debemos estudiar ahora el procedimiento que hay que seguir para hallar las cuentas deudoras y las acreedoras que intervendrán en el asiento destinado a registrar cada operación.

La forma más práctica de lograrlo consiste en plantearse, in mente, las siguientes preguntas:
1) Determinación de la deudora: ¿Qué entra en la empresa? ¿Quién recibe lo que entra? Si entra un valor, es innegable que alguien lo recibe y ese “alguien” ha de ser la cuenta (recordemos que en la ficción contable las cuentas actúan como personas) encargada del manejo de valores de la naturaleza del que ha entrado. Por lo tanto, recordando que quien recibe es deudor (primer principio) debitaremos esa.

Supongamos que hemos comprado a Vélez Hnos. una partida de vino por valor de $2.000.—, que pagamos en efectivo. Para redactar el asiento comenzaremos por determinar cuál es la cuenta deudora, a cuyo fin nos formularemos las referidas preguntas: ¿qué entra en nuestra empresa?: vino; ¿quién recibe el vino? Evidentemente, nosotros, pero en representación nuestra lo hace la persona (entiéndase la cuenta) encargada del manejo del vino, que no es otra que “Mercaderías”. Luego, debitaremos esa cuenta:

Mercaderías      2.000.—
Este asiento, sin embargo, no está completo puesto que, como se recordará, no es posible debitar una sin acreditar simultáneamente otra. Corresponde, pues, hallar esa otra, para lo cual nos formularemos las siguientes preguntas:

Determinación de la acreedora: ¿Qué sale de la empresa? ¿Quién entrega lo que sale? Porque si sale un valor alguien habrá tenido que entregarlo, y ese “alguien” será indudablemente la cuenta encargada del movimiento de los valores de la naturaleza del que ha salido. Por consiguiente, si de conformidad con el mismo primer principio quien entrega es acreedor, corresponderá acreditar esa cuenta. Contestémonos, pues, aquellas preguntas. ¿Qué sale de la empresa?, dinero; ¿quién lo entrega?, nosotros, por supuesto, pero en representación nuestra lo hace la persona (léase la cuenta) encargada de recibir y entregar dinero, que es “Caja”, que acreditaremos.

El asiento completo quedará, pues, redactado así:

Mercaderías      2.000.—
a Caja           2.000.—

Veamos otro ejemplo: vendemos a Quesada y Cía. la partida de vino que tenemos en existencia en $2.000.— (supondremos que vendemos al costo para no complicar por el momento las cosas en demasía), cobrando el importe en efectivo. Nos preguntamos: ¿qué entra? dinero; ¿quién recibe el dinero? Lo recibimos nosotros, pero por intermedio de la persona (léase la cuenta) encargada de recibir y entregar el dinero, o sea “Caja”. Como “Caja” ha recibido, la debitaremos. ¿Qué sale? vino; ¿quién entrega ese vino?, lo entregamos nosotros, pero por intermedio de la persona (léase la cuenta) a quien le hemos encomendado la recepción y la entrega del vino, o sea “Mercaderías”, que acreditaremos. Por consiguiente, el asiento será:

Caja      2.000.—
a Mercaderías                 2.000.—

Otro ejemplo más: supongamos que adquirimos una caja de hierro a Juan Benítez en $ 3.000.— firmando un pagaré a 90 dias por ese importe. ¿Qué entra? una caja de hierro; ¿quién la recibe? la recibimos nosotros, pero por intermedio de la persona a quien hemos encomendado la recepción de toda clase de muebles, o sea “Muebles y Útiles”. Esta será, por lo tanto, la cuenta que debitaremos. ¿Qué sale? un pagaré de nuestra firma; ¿quién lo entrega? lo entregamos nosotros, pero por intermedio de la persona (léase la cuenta) encargada de recibir y entregar los pagarés que nosotros firmamos. Esta es “Obligaciones a Pagar” que, por consiguiente, acreditarme«. El asiento, entonces, será:

Muebles y Útiles      3.000.—
a Obligaciones a Pagar            2.000.—

Transcurridos los 90 días tenemos que levantar, es decir, pagar el documento firmado a la orden de Juan Benítez. Si lo hacemos, por ejemplo, con un cheque contra nuestra cuenta corriente abierta en el Banco de la Nación, contabilizaremos la operación del siguiente modo: ¿qué entra? el pagaré que habíamos firmado a la orden de Juan Benítez y que éste nos devuelve puesto que se lo pagamos. ¿Quién recibe ese pagaré? Lo recibimos nosotros, pero por intermedio de la persona (léase la cuenta) encargada de recibir y entregar los pagarés de nuestra firma, que no es otra que “Obligaciones a Pagar”, como ya lo expresamos en el párrafo anterior. Luego, debitaremos esta cuenta. ¿Qué sale? dinero; ¿quién entrega ese dinero? Lo entregamos nosotros, pero por intermedio del “Banco de la Nación”, a quien le hemos ordenado que lo hiciera, puesto que el cheque que hemos emitido a favor de Juan Benítez no es otra cosa que una orden de pago dada contra el Banco. Por consiguiente acreditaremos Banco Nación:

Obligaciones a Pagar     3.000.—
a Banco Nación                 3.000 —

Como vemos, no es difícil formular los asientos representativos de las operaciones que se realiza, si seguimos con atención este procedimiento de formularnos mentalmente las preguntas y respuestas en el orden que acabamos de señalar. Pero puede ocurrir que realicemos algunas operaciones para cuya registración las preguntas que nos formulemos no tengan contestación afirmativa. Si ello ocurre no tenemos que desconcertarnos, pues la dificultad puede superarse fácilmente, como en seguida veremos.

Supongamos que vendemos a Ernesto Sánchez una máquina de escribir al mismo precio en que la compramos de $ 8.000.—, conviniendo que nos pagará dentro de los 30 días de la fecha de la factura. En este caso, como siempre, nos preguntaremos: ¿qué entra? La contestación tendrá por fuerza que ser negativa, puesto que en nuestro negocio, evidentemente, no entra nada. La segunda pregunta será también como siempre: ¿quién recibe? Observemos que si nosotros vendemos y, por lo tanto, entregamos una máquina de escribir, indudablemente habrá alguien que la reciba y quien la recibe es Ernesto Sánchez. Como Ernesto Sánchez recibe la máquina y de momento no nos paga, es un deudor nuestro, razón por la cual tendremos que debitar la cuenta “Deudores”. El resto del asiento no ofrece dificultad: ¿qué sale? una máquina de escribir; ¿quién la entrega?: “Muebles y Útiles”, que tendremos que acreditar luego:

Deudores      8.000.—
a Muebles y Útiles        8.000.—

Podría ocurrir también el caso inverso, como podrá comprobarse en este supuesto: compramos a Luis Padilla determinadas mercaderías en $ 4.000.— a pagar dentro de los 30 días de la fecha. ¿Qué entra? mercaderías. ¿Quién las recibe? “Mercaderías”, que debitaremos. ¿Qué sale? De nuestro negocio no sale nada; ¿quién entrega?: si hemos recibido mercaderías es evidente que alguien las ha entregado y quien las ha entregado es Luis Padilla. Como a éste, de momento, no le pagamos, resultará ser un acreedor nuestro, por lo cual corresponderá acreditar “Acreedores”.

Mercaderías      4.000.—
a Acreedores        4.000.—

Pero debemos tener presente aún otras circunstancias; en los ejemplos que hemos dado no ha habido en ningún caso para nosotros ni ganancias ni pérdidas, puesto que, como se habrá observado, las operaciones han sido siempre de carácter permutativo (recordemos que son tales las que no alteran el monto del capital). Si se tratara de contabilizar operaciones modificativas (las que alteran el monto del capital) el razonamiento por medio de preguntas y respuestas empleado hasta ahora variaría, aunque sólo parcialmente. Veamos.

Pagamos en efectivo a nuestro empleado Raúl Correa 5.000.— pesos, importe de su sueldo. Razonemos: ¿qué entra? Evidentemente, nada. ¿Quién recibe? Raúl Correa. Ahora bien; si Raúl Correa recibe seña, según el primer principio de la partida doble, deudor y tendríamos, por lo tanto, que debitar su cuenta, representada por “Deudores”.

Pero esto sería absurdo, pues está claro que Raúl Correa nada nos debe toda vez que le estamos pagando un servicio que él ya nos ha prestado. En estos casos, es decir, cuando la respuesta a la segunda pregunta que nos formulamos en mente para determinar la deudora resulta absurda, debemos hacernos una tercera pregunta: ¿hay pérdidas? Evidentemente, la respuesta ha de ser afirmativa, puesto que hemos entregado un valor que no recuperaremos más. Sólo nos resta así determinar el nombre de la cuenta que debe cargar con esta clase de pérdidas, que no es otra que “Sueldos”. Finalmente, para determinar la acreedora nos formularemos las preguntas de costumbre: ¿qué sale? dinero; ¿quién lo entrega?: Caja. Luego, el asiento será:

Sueldos      5.000.—
a Caja         5.000.—

Podría ocurrir también que realizáramos una operación similar, pero de sentido inverso. Supongamos que poseemos una casa que hemos alquilado a Femando Carbone en $60.000.— mensuales. Llegado fin de mes el inquilino nos paga el importe del alquiler en efectivo. ¿Qué entra?, dinero. ¿Quién lo recibe? Caja, que es la que, por lo tanto, debitaremos. Para hallar la acreedora razonaremos así: ¿qué sale? nada; ¿quién entrega?, Fernando Carbone.

Si Carbone es quien entrega, de conformidad con el primer principio de la partida doble, tendríamos que acreditar su cuenta, representada por “Acreedores”. Pero como esto sería absurdo —puesto que con el pago que Carbone nos hace nos está retribuyendo un servicio que nosotros ya le hemos prestado al permitirle ocupar la casa de nuestra propiedad no siendo, por consiguiente, acreedor nuestro— tendremos que formularnos mentalmente una tercera pregunta: ¿hay ganancias? Las hay, puesto que hemos recibido un valor que no tenemos obligación de devolver.

Por lo tanto, corresponderá acreditar la cuenta que nos ha producido tal beneficio, esto es, “Alquileres Obtenidos*’. El asiento, finalmente, quedaría redactado así:

Caja      60.000.—
a Alquileres Obtenidos        60.000.—

Todos los asientos a que nos hemos referido precedentemente han servido para ilustrar las reglas prácticas a emplear cuando se desea hallar las cuentas deudoras y acreedoras representativas de determinadas operaciones, tanto permutativas como modificativas. Más adelante volveremos sobre el particular.

LA FORMA MÁS PRÁCTICA DE DETERMINAR QUÉ CUENTAA CORRESPONDE DEBITAR Y CUÁL ACREDITAR EN CADA ASIENTO. CONSISTE EN CONTESTAR LAS SIGUENTES PREGUNTAS
PARA DETERMINAR LA DEUDORA

¿Que entra?
¿Qué cuenta recibe lo que entra?
¿Hay pérdidas?

PARA DETERMINAR LA ACREEDORA
¿Que sale?
¿Qué cuenta entrega lo que sale?
¿Hay ganancias?

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