Mejore el ambiente organizacional de su empresa

escuchar empleados ¿Se ha preguntado alguna vez cómo funciona internamente su pequeña empresa, más allá de los números que se reflejan de las ventas? Si no lo ha hecho, este es un buen momento para empezar a pensar en el ambiente organizacional que impera en el lugar en que se desarrollan las ganancias que tras cada determinado período de tiempo recibe.

Si es positivo, todos los procesos internos de la organización se agilizarán y serán más productivos, lo que se reflejará claramente en un incremento en las ventas y una disminución en los costos tanto fijos como variables.

Ahora veamos, ¿qué es exactamente el ambiente organizacional? Es el resultado del estado emocional de los individuos que se desempeñan en la empresa, que además está dado por una serie de factores no solo de índole personal, sino también creados por las mismas pautas de la organización.

Sin embargo, no es tan sencillo como una fórmula matemática, es decir, que los empleados estén bien individualmente no significa que el clima organizacional sea bueno, tampoco sucede esto a la inversa. Para que sea positivo, deben confluir una gran cantidad de factores que hacen a las relaciones interpersonales e intergrupales de la corporación.

En los próximos párrafos iremos viendo de qué manera es posible mejorar el contexto interno con cuestiones sencillas pero sumamente efectivas. Uno de los elementos que tomaremos como clave en este aspecto es la motivación, entendiéndola como el movilizador a nuevas actitudes y conductas que colaboran con un objetivo determinado. Pero antes, observemos algunas de las más comunes verdades y mentiras sobre estos factores:

–          El clima organizacional determina las ventas de una compañía. Verdadero y falso, pues es relativo teniendo en cuenta que mientras mejor es el ambiente, mejor trabaja el personal y más se optimizan los procesos, resultando así mayores ventas. Sin embargo, no basta con un buen clima empresarial para que las ganancias de la organización de incrementen.

–          El ambiente empresarial es capaz de arruinar un negocio. Verdadero, aunque no determinante. Si hay un mal contexto, el rendimiento de los empleados disminuye y con él la productividad, arrojando como resultado que el negocio poco a poco se deteriore. Lo importante es estar alertas ante los primeros síntomas para poder subsanarlos y no llegar a dicha instancia.

–          Si hay una persona que obstaculiza el crecimiento grupal y no quiere cambiar, hay que despedirla. Falso, aunque es la salida fácil. Es muy sencillo quitar la manzana podrida del cesto para que las otras no se estropeen, lo difícil es hacer el recorrido a contra reloj para encontrar la causa de por qué esa manzana se pudrió sola, para hacer un reconocimiento de culpas y ver cómo se puede solucionar si es que se está a tiempo de hacerlo. De esta forma, también se le está mostrando al resto de las personas que trabajan en el negocio que se es flexible y qué se espera de cada una de ellas.

–          El dinero es clave para incentivar. Falso. El dinero es muy importante como una de las necesidades básicas de las personas, pero cuando estas ya están satisfechas, aparecen otro tipo de requerimientos humanos más trascendentes y hasta muchas veces más difíciles de suplir.

Hay distintas formas de diagnosticar el ambiente organizacional que impera en su compañía sin necesidad de recurrir a consultores externos que pueden ser difíciles de costear. Una de las maneras más comunes y sencillas de hacerlo es mediante encuestas y observación directa.

Por un lado, mucho antes de que los empleados sepan que estará observándolos, debe comenzar a realizar un reporte de actitudes mediante el método de observación directa, que consiste simplemente en estar presente en los lugares de trabajo.

Si no tiene suficiente confianza con sus empleados y cree que tomarán posturas impuestas ante su presencia, tal vez lo mejor sea contratar a alguien que lo haga por usted o pedirle a una persona de su entorno que tenga buena relación con el personal que se ocupe de esta parte del plan. Por otra parte, se deben realizar dos tipos de encuestas: una con nombre y apellido de los empleados y otra anónima.

ambiente organizacional

La idea de presentar las dos opciones es mostrarle a los empleados flexibilidad y apertura.  Lo ideal sería que las encuestan tengan dos secciones, una de preguntas cerradas, para responder con una cruz o un sí o un no, y otra de preguntas abiertas, para que cada trabajador se explaye. Dentro de las preguntas de diagnóstico a realizar a través de la encuesta, hay cuestiones que no pueden pasarse por alto:

–          ¿Cómo se relaciona con sus compañeros de trabajo?

–          ¿Cómo lo trata su jefe?

–          ¿Cómo trata usted a sus subordinados?

–          ¿Cree que le alcanza el tiempo asignado para realizar las tareas con las que tiene que cumplir en cada jornada?

–          ¿Considera que se realiza bien el trabajo en equipo y que usted sabe aplicarlo?

–          ¿Quién es su líder dentro de la empresa?

–          ¿En qué cree que debería ser capacitado a cargo de la organización?

–          ¿En qué sector le gustaría trabajar? (si es el mismo en el que trabaja, menciónelo igual).

–          ¿Está conforme con su salario?

–          ¿Qué beneficios considera que deberían incluirse a su sueldo?

–          ¿Está conforme con el tiempo que se le destina a la recreación dentro del horario de trabajo?

–          ¿Qué le gustaría cambiar?

–          Si usted no trabajara en la organización, ¿consumiría sus productos o servicios?

–          ¿Está cómodo en su puesto de trabajo? ¿Está cómodo físicamente (con sus herramientas de trabajo, con su silla, con su escritorio, con la maquinaria)?

–          ¿Sabe qué es el ambiente organizacional? ¿Qué opina sobre el mismo? ¿Conoce alguna compañía que pueda considerar como que tiene el clima “ideal”?

–          Si no trabajara en nuestra empresa, ¿en qué otra organización le gustaría trabajar? ¿Elegiría seguir cumpliendo con las mismas tareas?

Estas preguntas no deben ser excluyentes, sino orientativas. La idea es que a partir de ellas aparezcan nuevos interrogantes, todo lo que se le ocurra puede ser de utilidad, pero le recomendamos que no se complique preguntando cuestiones cuyas respuestas implicarán un análisis psicológico que no esté capacitado para analizar.

El objetivo es detectar en qué condición se encuentra el clima interno, no efectuar un diagnóstico psicológico de cada individuo que en ella se desempeña. Si lo prefiere, puede descartar la encuesta con nombre y apellido y dejar únicamente la anónima, pero nunca dejar solo la que tiene identidad, pues puede que haya cosas que los empleados no se animen a plasmar en ellas.

Superada esta etapa, sería interesante realizar distintas reuniones grupales para evaluar las relaciones reales entre los empleados y entre los diferentes equipos de trabajo. Muchas veces hay cuestiones subyacentes al trabajo que solo aparecen cuando se las observa de manera integral.

Es importante destacar que no existe ninguna compañía que cuente con un ambiente organizacional perfecto, por lo que al analizarlo necesariamente se va a encontrar con falencias; lo óptimo es que no desespere, sino que empiece a evaluar las formas en las que tratará de mejorarlo.

Estudiar material sobre motivación es siempre un buen camino para mejorar el clima de las organizaciones, fundamentalmente si se toma como base la teoría de Maslow y su conocida pirámide que establece una jerarquización de las necesidades humanas en función de la inmediatez de su satisfacción.

A partir de allí, los planes pueden ser muy diversos, pero será necesario repetir el diagnóstico periódicamente. En un primer momento, los análisis podrían realizarse cuatro veces al año, es decir, durante un año cada tres meses, como para ir siguiendo de cerca la evolución de las medidas aplicadas. Durante el segundo año de haber realizado el primero, está bien si se realiza dos veces. A partir del tercer año, se puede realizar una sola vez cada doce meses, a excepción de que se detecte alguna cuestión que requiera rever esta periodicidad.

Es imprescindible no descartar ninguna posibilidad y mantener abierta la puerta a solicitar ayuda externa a una consultora, aunque esto implique realizar una inversión de dinero no presupuestada. Muchas veces, la solución está frente a nuestros ojos y no podemos verla por nuestro grado de involucración con el contexto, y otro fácilmente la detectará.

En todo caso, si la idea es seguir involucrados en el proceso, se puede hacer en compañía de un consultor, pero no delegarlo todo en él, e ir separándose paulatinamente a medida que la situación mejora y comienzan a verse los frutos de la mejora del ambiente de la empresa.

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