Mejora personal y gestion de tiempo, trucos para terminar un trabajo a tiempo

Después de leer consejos para combatir y vencer la Procrastinación me quede con las dudas y seguí buscando temas de gestión de tiempo, ¿Qué es lo que dicen las personas sobre la postergación?

La mejora personal es un tema que les interesa a las personas que consideran que quieren estar en otro lugar de donde están ahora, como en mi caso, que deseo lograr un sistema que funcione por si solo con la mínima asistencia mía.

Quisiera lograr este sistema en el tiempo mas corto posible, y se que depende de mi, pero admito mis limitaciones por mis miedos, mis conocimientos, mis prejuicios y la procrastinación con tanto entretenimiento a la vista.

Algunas personas dicen “tengo la sensación de que nunca tengo tiempo, trabajo sin parar y nunca logro terminar una cosa a tiempo”

En mi caso, archivo todas mis entradas de blog en una carpeta, trabajo los artículos en una hoja de textos, pero muchas veces no las termino y pasan a la carpeta de pendientes. Mi carpeta de pendientes crece cada día. Cada día veo tantos temas importantes de las que quiero opinar, pero las mando a la carpeta de pendientes para mañana, para algún momento.

Es obvio que necesito formas de gestionar el tiempo, mejorar mi autoestima, en general una mejora personal, y es que en este mundo hay mucho por hacer, no basta contemplar, y para hacer hay que estar muy fuertes no solo de físico, también de emociones.

Alguien me dijo por el Twitter “la clave de la productividad no es trabajar más, sino trabajar mejor”

1. Antes de empezar el día, decide 5 tareas importantes que vas a terminar. No he dicho “intención de terminar” sino “vas a terminar.” De los 5 asegura que al menos tres (mejor cuatro) son importantes (las que signifiquen ventas, ayudar a otros o aumentan tus posibilidades profesionales). Escribe a mano una lista de estas cinco tareas.

2. Antes de empezar el día, revisa tus “tareas urgentes”. De ellos, identifica cuales puedes APLAZAR INDEFINIDAMENTE. Casi siempre, muchas cosas que marcamos como urgente puede simplemente ser suprimido. Son estas tareas lo que nos impide terminar lo importante. Hay que aprender a ser feroz en la negación de hacer tonterías.

3. Reducir las distracciones. La mejor manera de terminar las tareas importantes es desconectándote del mundo. No siempre es posible, pero intenta atender llamadas en un horario fijo. No tengas siempre abierto el correo y pon el Skype, Messenger y demás en “Fuera de línea”

Por naturaleza las personas somos sociables y nos gusta comunicar con los demás. Sin embargo, también somos criaturas racionales capaces de frenar (al menos durante periodos cortos) nuestros impulsos. Sin lugar a duda, esto es el truco más eficaz para mejorar la productividad.

4. Delegar tareas en los especialistas. ¿Que cosas pueden hacer otros en tu lugar? De las tareas que no pudiste descartar totalmente en el paso 2, ¿cuales puedes pasar a otra persona?

A fin al cabo, tú estás tratando de aumentar TU productividad. El mundo está lleno de personas encantados de hacer cualquier cosa con tal de no hacer lo realmente importante (procrastinación). Considéralo un “outsourcing” concertado.

5. Cuando inicias una actividad trata de seguir hasta que lo termines. Muchos de nosotros (es uno de mis mayores defectos) somos propensos a estar haciendo 20 cosas a la vez. Siempre es más divertido arrancar algo nuevo que aplicarte concienzudamente en una tarea a medias.

Pero no estás en el trabajo sólo para divertirte. Para conseguir resultados hay que ser diligente. Cada “proyecto” pasa por tres fases: arranque, desarrollo y conclusión. Pasar por la parte de desarrollo es imprescindible para poder concluir.

Si es imposible terminarlo todo en una sentada, divide la tarea en “actividades” más pequeñas. Deben ser pasos concretos secuenciales que llevan a la conclusión final de la tarea. De este modo, tendrás un plan claro y una lista de pasos que puedas ir tachando.

6. Identifica las dependencias a los cuales estás sujeto. ¿Alguna vez has metido prisa por terminar algo, sólo para llegar y comprobar que tu solo no puedes seguir, que otro debe terminar lo que empezaste? ¡La culpa de esto es tuya!

Si previamente hubieras visto las dependencias podrías haber reordenado tus prioridades. No hay nada más frustrante que emplear un gran esfuerzo para luego no poder concluir la faena. Obviamente el mundo no es perfecto y siempre surgirán imprevistos.

Si tienes claro desde el principio de quienes dependen tus proyectos, podrás ir controlando sus progresos y ajustando tus previsiones acordes. Eso si, ten claro que los demás también pueden acabar antes de lo previsto.

7. Dedica un tiempo para planificar y organizar tu tiempo. En unos pocos minutos puedes trazar un plan aproximado de los objetivos del día, la semana y a medio plazo.

Estos planes no son compromisos fijos con los demás ni contigo mismo, sino guías de orientación para no perder el rumbo. Cuando alguien te pide un favor o te asigna una tarea nueva, revisa tu plan y decide en que lugar debería meterse.

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Tienes que aprender a decir “No”. El momento de decirlo es en el momento que alguien te pide que hagas algo. Se amable para decir que no puedes asumir responsabilidades sin terminar la que tienes en manos.

Imagen Chasquito Fuente GuatemalaH

2 comentarios en “Mejora personal y gestion de tiempo, trucos para terminar un trabajo a tiempo

  1. Son buenos tips esos Luis y a menudo me sucede cuando entro a internet a escribir sobre mi blog desperdicio muhco tiempo viendo videos o chateando..voy a colocar en practica los consejos

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