Libros de Contabilidad

libros contabilidadYa hemos visto en otros artículos cuáles son los propósitos perseguidos por la contabilidad y sabemos que para cumplirlos nos hemos de valer de dos clases de instrumentos: la documentación y los libros de comercio que constituyen, además de la historia, cronológicamente escrita, de las operaciones que realiza el comerciante, el elemento básico que permite analizar el patrimonio del mismo, sus relaciones con terceros y los resultados que obtiene de sus actividades mercantiles, y comentaremos el alcance de cada uno de los términos que hemos subrayado: la historia del comerciante nos dice de su integridad profesional, de la evolución de su negocio, de la política mercantil seguida.

Esa historia, para ser racionalmente relatada, exige que los distintos conceptos que la informan sean agrupados y clasificados siguiendo un sistema que permita relacionarlos entre sí.

De esa relación o comparación surge: Primero, el patrimonio, cuyo conocimiento y determinación no sólo es imprescindible al propio comerciante sino también a las personas que a él se hallan vinculadas.

Luego, lo que el comerciante compra y vende, lo que paga y lo que cobra, lo que debe y lo que a él le deben, todo lo cual habla de sus relacionen con terceros, es decir, de la forma en que cumple sus compromisos, de la mayor o menor liberalidad con que otorga créditos, del grado de independencia económica de que goza en el desarrollo de sus actividades.

Por último, mostrando los resultados obtenidos de la política mercantil adoptada, orienta al comerciante en el desarrollo futuro de sus negocios.

Algunos ejemplos disposiciones legales para el caso de legislación Argentina

a)    Obligación, para los comerciantes, de llevar libros de comercio, quedando librado al arbitrio de ellos su numero, siempre que lleve los que la Ley señala como indispensables; y su forma, con tal de que ésta sea recular.
b)    Formación del balance general, comprendiendo en él todos sus bienes, muebles e inmuebles, créditos y acciones, deudas y obligaciones pendientes, etc., sin reserva ni omisión alguna. Tales balances deben ser efectuados anualmente por los comerciantes mayoristas y cada tres años por los minoristas. Sin embargo, en virtud de las disposiciones contenidas en la legislación impositiva, todos los comerciantes —mayoristas y minoristas— deben formular sus balances anualmente.
c)    Obligación de exhibir, total o parcialmente, a instancia de parte en juicio y mediando orden del Juez.
d)    Conservación por plazo de 10 años, contados desde el momento en que el comerciante cesa en sus negocios, disposición esta que alcanza a sus herederos. También deben conservar los documentos proditorios de los asientos realizados durante un plazo de 10 años contados a partir de la fecha en que fueron extendidos.

Libros contables indispensables
Desde el punto de vista legal, los comerciantes deben indispensablemente llevar, por lo menos estos dos libros:
a)    Diario.
b)    Inventarios y Balances.
Además, deberán llevar los libros y la documentación contable que corresponda a una adecuada integración de un sistema de contabilidad, de modo que de ellos surja claramente los actos de su gestión y su situación patrimonial.

Registración
El Código de Comercio argentino establece que los libros a que se ha hecho mención deben ser presentados al Juez de Comercio para su registración. Por lo tanto, para dar cumplimiento a tal exigencia, los comerciantes matriculados deben solicitar del Juez de Registro la registración de los mismos, solicitud que, una vez aprobada, es remitida al Registro Público de Comercio para su cumplimiento. Esta Oficina procede a la “registración”, esto es, estampa en el libro una nota datada y firmada de su destino, del nombre del comerciante a quien pertenece y del número de hojas que contiene.

Empleo y forma de llevarlos. — El Código de Comercio Índica que los libros estarán encuadernados y foliados. En lo que se refiere a las anotaciones que en ellos se hace, establece, en esencia, los siguientes principios:

Para el libro diario
a) Que los asientos se registren cronológicamente, es decir, día por día, a medida que se vayan efectuando las operaciones.
b) Que se asienten todas las operaciones que haga el comerciante.
c) Que esos asientos se practiquen de tal modo, que de ellos surja quién es el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refieren.

Para el libro de Inventarios y Balances
a) Que se abra con la descripción exacta de todos los valores, créditos, etc., que formen el capital del comerciante al tiempo de sus actividades.
b) Que periódicamente se registre en él, el balance general
e) Que se Inscriba además un cuadro contable demostrativo de las ganancias o pérdidas habidas en el período.
d) Que esos inventarios y balances sean firmados por el dueño, o dueños  del negocio, habilitados, etc.

Prohibiciones
a) Alterar en los asientos el orden progresivo da las fechas  y operaciones con que deben hacerse.
b) Dejar blancos ni huecos, pues los asientos deben sucederse sin que entre ellos quede lugar para intercalaciones ni aditamentos.
c) Hacer interlineaciones, raspaduras y enmiendas. Todas las equivocaciones y omisiones que se cometa se han de salvar por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error.
d) Tachar asiento alguno.
e) Mutilar alguna parte del libro, arrancar alguna hoja o alterar la encuadernación y foliación.

Agrega la citada disposición legal que los libros mercantiles que carezcan de algunas de las formalidades prescriptas o tengan algunos defectos o vicios como los especialmente prohibidos, no tienen valor alguno en juicio en favor del comerciante a quien pertenezcan.

Ventajas derivadas del cumplimiento de las exigencias de la Ley

La primera de ellas surge de lo que acabamos de manifestar: los libros, correctamente llevados, y dentro de las formalidades establecidas en el Código de Comercio, hacen fe en juicio entre comerciantes. Por lo tanto, el comerciante puede ofrecerlos como medio de prueba a su favor y la misma valdrá si el adversario no presenta una prueba igual u otra plena y concluyente.

Otra de las ventajas principales, reside en el derecho que posee el comerciante que lleva libros con arreglo a la Ley, de solicitar convocatoria de acreedores y celebrar concordatos. Por consiguiente, si se viera abocado a una situación económica de apremio y no llevara libros de contabilidad o los llevara al margen de las disposiciones legales prescriptas estará impedido de solicitar tal convocatoria, por lo que podrá el Juez decretar directamente su quiebra y ésta ser calificada de fraudulenta, salvo que se tratare de un comerciante de muy reducido giro.

Clasificación contable

Hemos visto que la Ley argentina considera indispensables los libros Diario e Inventarios y Ba-lances, sin perjuicio de los cuales los comerciantes llevarán otros que, en conjunto, formen un adecuado sistema de contabilidad, según lo exija la importancia y la naturaleza de sus actividades.

Desde el punto de vista legal podríamos decir entonces que son principales los dos mencionados precedentemente, y auxiliares, todos los demás.

Desde el punto de vista contable no es posible efectuar una clasificación tan rígida, es decir, señalando cuáles son los principales y cuáles los auxiliares, pues si en algunas contabilidades estos últimos tienen el carácter de tal, en otras, de mayor volumen, cobran la importancia de principales. Por ello, diremos que desde el punto de vista contable los libros de comercio pueden clasificarse en tres grupos:

a) Principales: son aquellos en los que se anota, en forma sintética o global, todas las operaciones cuyo detalle se consigna en los auxiliares.

b) Auxiliares: son, pues, complementarios de los anteriores, anotándose en ellos detallada o analíticamente, las operaciones que se realiza.

c) Registros: son aquellos en los que se anota ciertos datos destinados a recordar o justificar los asientos que se realiza en los principales o auxiliares. Su característica reside en el hecho de no ser precisamente libros, sin estados diversos, planillas, anotaciones, etc., que luego, debidamente ordenados, se abrochan en conjunto.

Diremos, por último, que a los comercios que realizan operaciones en escala reducida, les bastará llevar los siguientes libros:

1) Inventarios y Balances
2) Diario
3) Mayor

Los comercios que operan en más amplia escala deberán llevar, por lo menos:

1) Inventarios y Balances.
2) Diario General.
3) Subdiario de Recaudaciones.
4) Subdiario de Pagos.
5) Subdiario de Compras.
6) Subdiario de Ventas.
7) Mayor
8) Submayor de Acreedores
9) Submayor de deudores
10) De Existencias de Mercaderías.

En la contabilidad moderna las empresas suelen llevar el registro de sus operaciones contables en sistemas digitales y libros y registros electrónicos.

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