Guía en 5 pasos para organizar tu evento en Internet

evento internetLo mejor de los encuentros presenciales, es que permite que los seres humanos nos encontremos físicamente, intercambiemos palabras, nos demos la mano, un beso o un abrazo, compartamos algo de comer o de tomar y estemos juntos participando de una actividad.

Sin embargo esto no siempre es posible, ya que la distancia y los costos dificultan la organización de acontecimientos como una presentación de producto, una conferencia, una clase o una reunión de trabajo.

¿Es tu caso? ¡No te preocupes! Con nuestra ayuda y las herramientas de Internet… ¡tu evento será un éxito!

1° paso: Confecciona la lista de participantes.
Esto es muy fácil utilizando Internet. Puedes crear un grupo o lista de correos electrónicos para informar a los posibles invitados acerca de la realización de la actividad y obtener su aceptación.

Esto también puede hacerse a través de las redes sociales, creando un evento al que puedes invitar a todos tus contactos para ir llevando el registro de los que participarán.

2° paso: Verifica que cuentas con los materiales didácticos necesarios.
Este aspecto generalmente está a cargo del responsable; por ejemplo el jefe de equipo si se trata de una reunión de trabajo, el orador de la conferencia o el docente de la clase.

Procura que este material, como una presentación con diapositivas, infografía, láminas o lo que sea, estén con la suficiente anticipación para revisarlos y corregir posibles errores. ¡Nunca dejes este tema para último momento!

3° paso: Verifica el servicio de teleconferencia o aula virtual.
En la actualidad hay muy buenos servicios gratuitos de aulas virtuales donde se “reunirán” los usuarios, aunque también puedes contratar este servicio mediante un pago.

Lo más importante es que cuente con prestaciones como: conexión de audio y video, conversación, pantalla para la presentación del material didáctico, botón para hacer una pregunta, lista de participantes, etc.

4° paso: Comunica los datos de la reunión.
Los participantes deben contar con la siguiente información sobre la reunión: día y hora local del evento y link para la conexión, dato que debe brindarte el proveedor de la sala o aula virtual.

La cuestión de la hora no es un dato menor; inclusive puedes agregar un link a algún sitio de husos horarios para que los usuarios puedan calcular rápidamente la diferencia y saber a qué hora de su propio país deben realizar la conexión.

Consulta con el conferencista si el material didáctico puede enviarse con anticipación o si se enviará a los participantes después de la reunión. Solicita a las personas que se conecten con al menos 20 minutos de anticipación para verificar que todo funcione, darles las indicaciones para que puedan utilizar el audio, video y sala de chat y contestar posibles dudas o inquietudes.

5° paso: Después del evento.
¡No creas que todo termina cuando finaliza la reunión y todo el mundo se desconecta!

Después de la conferencia debes procurar conocer la opinión a fin de corregir posibles errores de la organización, enviar el material didáctico, brindar información como la forma de comunicarse con el conferencista o docente, responder las inquietudes de los usuarios y realizar tu propia evaluación del evento, ya que lo aprendido será muy útil a la hora de organizar la próxima actividad para la cual te deseamos… ¡mucha suerte!

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