Consejos para ganar tiempo en la ordenación de documentos en la oficina

Uno de los principales problemas que surgen en las oficinas es el de no encontrar los documentos cuando se necesitan, por eso, a pesar de una tarea ‘pesada’, es muy importante la ordenación de los documentos en las estanterías, armarios o almacenes de archivo general . En este sentido, la utilización de un material de archivo y mobiliario adecuado es imprescindible para no volvernos locos en esta tarea.

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Sin duda, uno de los artículos de material de oficina más utilizados es el archivador. Los clásicos archivadores están presentes en las estanterías de muchas empresas pero es importante tener un cuenta una serie de consejos para no perdernos en la búsqueda de un documento entre tantas carpetas.

1. Una opción sería la de utilizar diferentes colores de carpetas para identificarlos rápidamente y de forma inconsciente asociar el color a un contenido. Además, podríamos utilizar cada color para identificar inequívocamente un tipo de documento como facturas o contratos.

2. También es muy importante que el sistema de archivo lo conozca toda la organización, de forma que esto suponga una sustancial mejora en los tiempos de gestión de la información. Crear unas normas como guía y como documentos de consulta para que cualquier empleado pueda archivar y localizar cualquier documento de forma autónoma.

3. Por último, es importante establecer un cuadro de clasificación propio, que es precisamente lo que va a servir como guía para que los documentos se archiven, y habrá que codificarlo. Finalmente, en el archivo, las carpetas llevarán en el lomo los dígitos de cuadro de clasificación para saber qué tipo de documento contienen.

Estas son, normas muy básicas para promover la eficacia en la planificación en la oficina pero muy importantes.

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Imagen por ChrisL_AK