Documentos Comerciales más utilizados





documentos comercialesHemos dicho anteriormente que uno de los principales derechos que la Ley acuerda a los comerciantes matriculados, es el de utilizar sus libros de comercio como medio de prueba, y que las registraciones que en ellos se practican sean sinceras y constituyan el fiel reflejo de la verdad de los hechos.

Ahora bien; ¿qué garantía puede ofrecer un comerciante de que aquellos libros, aun cuando fueran llevados en ¡a forma proscripta por el Código de Comercio, no contienen anotaciones caprichosas o inspiradas en un propósito fraudulento, para que sean aceptados judicialmente como medio de prueba?

Es evidente que si aquellos libros no constituyeran más que un relato de las actividades del comerciante, éste podría consignar en ellos sólo lo que le conviniera, ya sea ocultando operaciones realizadas, consignando otras que no existieron o aumentando y disminuyendo cifras a su antojo. Pero si quien tuviera que examinar esa contabilidad para determinar si ella es el fiel reflejo de las operaciones realizadas, a fin de otorgarle fuerza probatoria, exigiera del comerciante un documento que atestiguara la veracidad de cada una de las anotaciones consignadas, el asunto cambia de aspecto.

En efecto; una persona que ha firmado y entregado un documento a otra reconociendo una deuda, difícilmente alterará en sus libros el nombre de su acreedor, la fecha y vencimiento del compromiso o el monto de la deuda, porque presume que, si así lo hiciera, fácilmente podría probarse la falsedad de lo registrado en sus libros. Lo mismo ocurriría, por ejemplo, si distrajera, en gastos personales, dinero obtenido en préstamo con la exclusiva finalidad de aplicarlos a sus operaciones mercantiles.

Por otra parte, las transacciones que un comerciante realiza con otras personas se llevan a cabo dejando generalmente una constancia escrita, porque de lo contrario ninguna de las partes dispondría del instrumento legal necesario para obligar a la otra a cumplir los compromisos contraídos. Así, podemos decir que ningún comerciante prestará dinero a otro si éste no le entrega un documento que, conteniendo los requisitos que la Ley exige, constituya el reconocimiento de la deuda y la obligación de cancelarla en la forma y tiempo que se convenga.

Como podemos apreciar por las razones y ejemplos expuestos, la importancia que encierra la documentación es considerable.

Pero esa importancia no se limita exclusivamente a las relaciones que mantiene el comerciante con otras personas. En efecto; hemos visto también que entre los propósitos fundamentales que debe llenar una contabilidad eficiente, figura el de registrar, metódica y cronológicamente ordenadas, las operaciones que se realiza y para que ello se cumpla sin dar lugar a errores u omisiones es menester dejar consignadas en diversos comprobantes esas mismas operaciones, aunque de ellas no surgieran compromisos frente a otras personas. Tales las ventas al contado inmediato, el pago de gastos que origina la vida de la empresa, etc.

Por todo ello, un comerciante puede clasificar sus documentos o comprobantes en dos grandes grupos:

a) externos: son aquellos que, emitidos por otras personas, conserva el comerciante en su poder.

b) internos: son los duplicados de los que emite y entrega el comerciante a otras personas, y los que se extienden en la propia casa y no salen de ella.

Por último, diremos que para asegurar un rápido y eficiente contralor, así como una inmediata localización, los comprobantes deben ser numerados correlativamente y conservados en archivos durante 10 años contados a partir de la fecha de su emisión, obligación ésta que emana de una expresa disposición de la ley.

Conociendo así la importante función que desempeña la documentación en la vida comercial y el modo en que puede clasificarse los papeles mercantiles, nos ocuparemos ahora con algún detenimiento de los considerados más trascendentes.

 

Nota de compra o pedido

También llamada orden de compra, es el documento que el comprador envía al vendedor, en que detalla las mercaderías que le solicita y las condiciones en que debe realizarse la operación. La orden de compra no obliga al vendedor si no hubo por parte de éste previa oferta, como tampoco al comprador, si éste no recibe las mercaderías en la cantidad, calidad o precio en que fueron solicitadas.

Forman usuales. Damos en seguida un modelo de nota de pedido, comúnmente usado en el comercio.

 

Nota de venta.

Ocurre a veces que los comerciantes que proyectan adquirir mercaderías no poseen formularios de órdenes de compra o no disponen circunstancialmente de ellos en el momento que concurren al domicilio del vendedor. En estos casos  al vendedor, después de haber convenido verbalmente con el comprador las condiciones en que se celebrará la compraventa, tratará como es lógico de asegurar la operación, de “cerrar el trato”, a cuyo efecto emitirá la Nota de Venta que suple y tiene los mismos efectos que la Nota de Compra. En la Nota de Venta se detalla las mercaderías objeto de la transacción: calidad, cantidad, precio, placo de entrega, etc., siendo firmada por las dos partes contratantes

Nota de remisión.

Generalmente llamada remito, es el documento que el vendedor envía por duplicado al comprador, acompañando a la mercadería. Tiene un doble objeto:

  1. Para que el comprador, al recibir la mercadería, pueda controlar lo que recibe, conservando el original firmado por el vendedor, para su futura confrontación con la factura, de la que no* ocupamos más adelanta.
  2. Para que el vendedor, al recibir debidamente firmado por el comprador el duplicado del remito, posea una constancia de haber entregado la mercadería y, al propio tiempo, que le sirva como elemento para formular la factura

Requisitos e Importancia. — Tratándose, como se va, de un documento probatorio de entrega de valores, obvio es hablar de la importancia que encierra, punto que, de no existir, al vendedor no dispondría de un instrumento que le permitiera demostrar legal menta, llegado el caso, la entrega de mercaderías al comprador, si éste lo negara.

Además de este aspecto, débete tener en cuenta la importancia que encierra desde al punto de vista contable, pues tanto el vendedor como el comprador pueden registrar debidamente la salida y entrada de mercaderías de sus respectivos depósitos

 

Factura.

Es el documento que el vendedor envía al comprador, en el que detalla los siguientes conceptos, que constituyen sus requisitos:

Modelo do factura (forma clásica)

 

a) nombre del comprador y vendedor.

b) nombre y domicilio y número de inscripción en el impuesto al valor agregado de quien los emite.

c) fecha y lugar de la venta.

d) número, que deberá guardar un orden correlativo y progresivo.

e) cantidad, clase, precio unitario e importe total de las mercaderías.

f) descuentos y bonificaciones, si los hubiere.

g) condiciones de pago.

 

Importancia.  Una idea de la importancia de la factura la dará el hecho de existir muy pocos comerciantes, por reducida que sea la escala en que operen, que no la usen, pues lo« elementos que contienen encierran los datos que, imprescindiblemente, debe conocerse en la compraventa. En efecto; por la factura, tanto el vendedor como el comprador conocen:

a) La fecha de la operación.

b) A quién se vendió o a quién se compró.

c) Bajo qué condiciones de pago se convino la compraventa.

d) Qué clase y cantidad de mercaderías salieron de un negocio o se incorporaron al mismo.

e) El precio: que para el vendedor es el de venta; para el comprador, el de costo.

El vendedor conserva en su archivo el duplicado de la factura y, valiendo éste lo que un comprobante interno, le permite realizar y controlar las anotaciones en su contabilidad. El comprador conserva el original de la factura como comprobante externo para hacer lo mismo en sus libros.

 

Nota de débito

Es el documento que un comerciante remite a otro, haciéndole saber que ha cargado en su cuenta un importe determinado, por el motivo que en el mismo especifica.

Un ejemplo aclarará lo expuesto; un comerciante radicado en el interior conviene con otro en que le venderá una determinada mercadería, estableciendo que el precio dado se entiende “pues-tas las mercaderías sobre vagón”. Sin embargo, para facilitar la operación, el vendedor paga el flete en la estación de origen, pero como lo hace por cuenta del comprador, le comunica a éste que ha debitado en su cuenta el importe correspondiente. A esa comunicación se la denomina nota dé débito.

 

Nota de crédito

Inversamente, la nota de crédito es el documento por el cual un comerciante comunica a otro que ha descargado de su cuenta un determinado importe, por el motivo que en el mismo especifica.

Por ejemplo, sí quien vende las mercaderías ha convenido con el comprador en que le otorgará en el precio facturado una bonificación del 5 % y, por olvido, no disminuye esa suma del importe total de la factura que le envió oportunamente, le remitirá luego una nota de crédito, haciéndole saber que ha descargado (o acreditado) de su cuenta, la suma equivalente a dicho 6 %. Igualmente correspondería enviar una Nota de Crédito al comprador de una mercadería si éste devolviera una parte de la misma en razón, por ejemplo, de no ajustarse la provisión a la cantidad pedida. Observemos el modelo de factura preinserto, donde figura que el Sr. Pascual Leiria debe al Sr. Ángel Moreira $312.— por mercaderías que le vendió.

SI en lugar de 5 cajones de vino tinto marca X, el Sr. Leiria hubiera pedido sólo 4 y por ese motivo le devolviera al Sr. Moreira el cajón enviado de más, correspondería que éste le remitiera a aquél una nota de crédito por $ 36 valor del cajón— puesto que ya no le debe $ 312.—, como expresa la factura, $ 276.—. En efecto; remitida la nota de crédito, tal como figura en el modelo correspondiente, resultará de la contabilidad del Sr. Moreira que la cuenta del Sr. Leiria está debitada, por un lado, por $ 312.— (importe de la factura) y, por otro, acreditada por $ 36.— (importe de la nota de crédito), con lo cual en definitiva el débito quedará reducido a $276.—, coincidente con la cantidad que dicho cliente realmente adeuda.

 

Carta de porte

Concepto. — Es el documento por el cual una empresa de transportes (ferrocarril, camiones, etc.), declara haber recibido determinadas mercaderías para transportarlas a otro sitio, también determinado, mediante una retribución que se llama flete.

Personas que intervienen. — Son tres las personas que intervienen en el transporte de mercaderías:

a) El cargador, es el que entrega las mercaderías para su transporte.

b) El acarreador, porteador o empresario, es el que se encarga de transportar las mercaderías.

c) El destinatario, es la persona a quien el acarreador debe entregar las mercaderías.

Las empresas de transporte acostumbran a entregar formularios de cartas de porte, los que deben ser cubiertos por el cargador, por duplicado. El original viaja con las mercaderías, para control de la empresa, y el duplicado, firmado por ésta, es entregado al cargador como constancia de haberse recibido los efectos a transportar. A su vez, el cargador remite por correo dicho duplicado al destinatario, quien, presentándolo en el punto de destino, recibe de la empresa las mercaderías que le fueron consignadas.

Así, por ejemplo, si tuviéramos que remitir a Luis Quesada, de Córdoba, mercaderías que éste nos ha comprado y lo hiciéramos, siguiendo sus instrucciones, por medio del Ferrocarril Nacional Gral. Bartolomé Mitre, conduciríamos primero las mercaderías a la estación de este ferrocarril en Buenos Aires. Cubriríamos luego por duplicado la Carta de Porte que éste nos entregase, firmaríamos y dejaríamos allí el original y retendríamos el duplicado firmado por un agente de dicho ferrocarril Después remitiríamos por correo este original a nuestro cliente Sr. Quesada, quien, presentándolo finalmente en la estación del ferrocarril en Córdoba, retiraría la mercadería para conducirla a sus depósitos.

Se puede extender este documento de tres modos:

a) Al portador. — No se menciona el nombre del destinatario y por lo tanto la mercadería puede ser retirada en el punto de destino, por quien presentare el documento.

b) A nombre de determinada persona. — Cuando en la carta de porte se menciona el nombre de una persona, sólo ésta puede retirar las mercaderías, para lo cual el empresario deberá exigirle la exhibición de un documento de identidad.

c) A su orden. — Son términos que se agregan al nombre del destinatario y significa que el empresario deberá entregar la mercadería a ese destinatario o a la persona que el mismo ordene, para lo cual deberá endosar (ver 65) la carta de porte.

Requisitos. — Son sus requisitos esenciales:

a) El nombre y domicilio de las tres personas que intervienen.

b) La especificación de las mercaderías: calidad y cantidad, ya sea en peso, bultos, etc., estado en que se encuentran, clase de embalaje que las contiene, etc.

c) El flete convenido y si está o no pagado.

d) El plazo de entrega a destino.

e) Toda otra circunstancia que se hubiere convenido.

Insertamos un formulario de carta de porte.

 

Nota de empaque.

Concepto. — Es un documento que sólo se usa cuando se trata de transporte fluvial o marítimo y su objeto es que el agente marítimo o capitán del barco pueda conocer con anticipación a la salida del mismo las mercaderías que han de ser transportadas, para reservar el espacio necesario en la bodega del buque. Su presentación es obligatoria para el cargador.

Personas que intervienen. — Las personas que intervienen en la nota de empaque son las mismas que las indicadas al tratar de la carta de porte.

Requisitos La nota de empaque debe contener:

a) Lugar y fecha de su emisión.

b) Nombres y domicilios del cargador y del destinatario.

c) Nombre del buque.

d) Lugar donde se pagará el flete.

e) Especificación de las mercaderías, cantidad de peso, número de bultos, etc.

f) Valor de tos efectos transportados.

g) Firma del cargador.

 

 

Nota de crédito bancaria

Concepto. — Más conocida por el nombre de boleta de depósito, es el documento que otorga una institución bancaria como constancia de haber recibido una determinada suma de dinero en calidad de depósito.

Requisitos. — Debe contener:

a) Nombre del Banco.

b) Nombre de la persona que hace el depósito y su domicilio.

c) Importe que se deposita, en letras y números; dase de moneda y la especificación de si es en efectivo o en cheque (del mismo Banco o de otro).

d) Lugar y fecha de la operación.

La boleta de depósito generalmente se extiende por duplicado; el original, firmado por el depositante, queda en poder del Banco; el duplicado, firmado y sellado por d empleado del Banco que recibió el depósito, es retenido por el depositante como constancia de haber entregado los valores consignados en la boleta.

Breve explicación sobre la forma de los depósitos bancarios corrientes. — Todos los Bancos facilitan a sus clientes formularios de boletas de depósito. La persona que desea hacer un depósito en su cuenta, concurre personalmente —o se hace representar por otra— al Banco; cubre el original y duplicado del formulario referido y lo presenta en la ventanilla correspondiente, juntamente con los valores que quedan en depósito. El Cajero devolverá al depositante el duplicado de la boleta, firmado y sellado, con lo cual queda terminada la operación.

Cuando se deposita cheques, debe señalarse con una cruz, en el casillero destinado a ese efecto, si se trata de valores que pueden ser retirados por el depositante dentro de las 24, de las 48, de las 72 o de las 96 horas de la fecha de efectuado el depósito, plazos estos que dependen del domicilio o localidad del Banco contra el cual está girado el cheque que se deposita. (A este fin los Bancos suministran las informaciones correspondientes).

A continuación describiremos las formas y características de los depósitos bancarios más frecuentes:

Depósito en cuenta corriente. — Tienen por fin la guarda y conservación, por parte del Banco, de los fondos recibidos del depositante, con la obligación de reintegrárselo de inmediato o dentro de las 24, 48, 72 o 96 horas, según hemos explicado más arriba, total o parcialmente, cuando éste loe requiera. Para ello el depositante usará un cheque, documento este que estudiaremos más adelante.

Depósito a plazo fijo. — Se diferencian del anterior, en que el Banco no tiene la obligación de satisfacer de inmediato el pedido de extracción de fondos formulado por el depositante, sino que deberá hacerlo una vez vencido el plazo convenido pera ello, que generalmente es de 1 a 6 meses. Además, el depósito en cuenta corriente no devenga interés, en tanto que el efectuado a plazo fijo asegura al depositante una renta.

Depósitos en caja de ahorro. — Son los efectuados por personas que no realizan frecuentes depósitos y extracciones, sino que entregan al Banco sus fondos, generalmente en creciente acumulación, como el propio concepto de ahorro lo indica. Estos depósitos gozan de un módico interés, cuando no superan el monto establecido en las reglamentaciones, y pueden ser retirados de inmediato, salvo cuando se trata de sumas grandes, en cuyo caso el Banco tiene el derecho de entregarlas en un plazo no mayor de 30 días.

Depósitos en efectivo y en chequee. — Su propia enunciación nos dice que son aquellos que se hacen en dinero o en tales documentos, respectivamente; en esto último caso, en la boleta de depósito debe hacerse constar el nombre del Banco contra el cual se giró el cheque, su número e importe.

Depósitos de documentos al cobro. — Son los que efectúa una persona que posee documentos de crédito a su favor, a fin de que el Banco los cobre por cuenta del depositante, mediante una pequeña retribución a cargo de éste.

Depósitos a la orden individual. — Se llaman así los depósitos efectuados por una persona o institución determinada, a su propio nombre, pudiendo realizar extracciones sólo esa misma persona o institución.

Depósitos a la orden conjunta. — Son los que efectúan dos o más personas en una misma cuenta y con la condición de que no podrán extraerse fondos, sino con la conformidad de todas ellas. Así, por ejemplo, si se tratara de una empresa mercantil constituida jurídicamente bajo la forma de sociedad y el respectivo contrato estableciera que las cuentas bancarías girarán a la orden conjunta de dos socios determinados, los bancos sólo atenderán las libranzas de fondos mediante la firma de esas dos personas y no de una de ellas solamente.

Depósitos a la orden indistinta. — También llamados “a la orden recíproca”, son aquellos que efectúan dos o más personas en una misma cuenta, pero que contrariamente a la característica anterior, los fondos depositados en ella pueden ser extraídos por cualquiera de esas personas.

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