Cuentas Contables

cuentas contablesLas cuentas contables, salvo la de Capital que representa, en el juego contable, al propio comerciante, se pueden clasificar en principio en dos grupos principales

a)    Cuentas patrimoniales. Como su nombre lo indica, son las que representan la composición del patrimonio del comerciante.

El capital del comerciante, como ya sabemos, se compone de todo lo que posee más lo que le deben, menos lo que él debe a otras personas. La suma de los valores que él posee más los que le deben se llama, como se recordará, activo. Al total de los valores que él debe a otras personas pe le llama pasivo. La diferencia entre el activo y el pasivo es el patrimonio neto o capital.
Las patrimoniales se subdividen, pues, en cuentas del activo y del pasivo. Son del activo todas las que representan valores que el comerciante posee o le deben a él, y son del pasivo todas aquellas otras que representan valores que el comerciante debe a otras personas.

b)    Cuentas de resultado. Son aquellas que reflejan las utilidades o pérdidas que el comerciante obtiene o sufre en las actividades mercantiles que desarrolla. Se subdividen en dos grupos: negativas (pérdidas) y positivas (ganancias).

Análisis de cuentas

Es fundamental, en contabilidad, dominar ampliamente el análisis de las cuentas que integran el plan de cuentas.

El análisis consiste en:

a) Saber cuándo corresponde debitar una cuenta determinada.
b) Saber cuándo corresponde acreditarla.
c) Determinar qué saldo fatalmente debe tener: si debe ser deudor o si debe ser acreedor.
d) Interpretar el significado de ese saldo.

Además de los dos grupos citados existen otros dos, pero el estudio de estos últimos corresponde a cursos más avanzados.

Análisis de Cuentas Contables

Instalaciones

Es la que agrupa todos aquellos bienes consistentes en estanterías, mostradores, vitrinas, etc. Si aplicamos los procedimientos prácticos precedentemente indicados, deduciremos que es una cuenta patrimonial; y para determinar si es del activo o del pasivo, investigaremos si su saldo debe ser deudor o acreedor, respectivamente, para lo cual razonaremos así: si poseemos instalaciones, podemos afirmar que, en algún momento, han entrado; recordando que quien recibe es deudor, es indudable que en aquel momento habremos debitado Instalaciones.

Si, ocasionalmente, vendemos algún mostrador, Vitrina, etc., acreditaremos Instalaciones, porque quien entrega es acreedor; pero como difícilmente obtendremos un precio mayor que el que nos han costado y como, por otra parte, no podemos vender más objetos de los comprados, las entradas forzosamente tienen que ser superiores a las salidas. Luego, su saldo, inevitablemente tiene que ser deudor y, siendo así, la cuenta será del activo. Por otra parte, es indudable que las instalaciones representan valores que tenemos. En resumen, podemos decir que Instalaciones es patrimonial, del activo. Se debita por las compras; se acredita por las ventas, las cuales, como quedó dicho, son excepcionales. El saldo es deudor y representa el valor de las instalaciones que tenemos en nuestro poder.

Ejemplo: Compramos a Diego & Cía., una vitrina, por valor de $ 40.000.—, que pagamos en efectivo. Para registrar esta operación en el libro diario, practicando el asiento respectivo, razonaremos así:
¿Qué entra?; ¿quién recibe?: Entra una vitrina y quien la recibe es Instalaciones. Luego, debitaremos esta.
¿Qué sale?; ¿quién entrega?: Sale dinero y quien lo entrega es Caja. Luego, acreditaremos esta cuenta.
Recordando el principio que “todo valor que entra, debe ser equivalente al que sale”, practicaremos el asiento:
Instalaciones      40.000.—
a Caja         40.000.—

Como vemos, esta cuenta registra un débito de $40.000.—, y como no tiene crédito alguno, diremos que presenta un saldo deudor de $40.000.— (recordemos que saldo es la diferencia entre el débito y el crédito). Este saldo deudor de $40.000.— representa, por otra parte, las existencias de Instalaciones en nuestro poder.

Muebles y Útiles

Los bienes representados por esta cuenta son muy similares a los mencionados en la anterior, con la diferencia que aquélla agrupa generalmente elementos que, por su propia naturaleza, van adheridos al suelo o paredes del negocio, ofreciendo dificultad en su traslado. En cambio, Muebles y Útiles se refiere a otros objetos, como escritorios, máquinas de escribir y calcular, cajas de hierro, sillas, ficheros, etc., que pueden ser desplazados fácilmente de un lugar a otro, sin modificar su estructura.
Siguiendo el mismo razonamiento empleado anteriormente, llegaremos a la conclusión de que se trata de una patrimonial, del activo, que se debita por las compras, se acredita por las ventas (también excepcionales), representando su saldo, que siempre será deudor, el valor de los muebles y útiles que poseemos.
Ejemplo: Compramos a Ferro Hnos. una caja de hierro por valor de $9.000.— ,que pagamos en efectivo.
¿Qué entra?: una caja de hierro; ¿quién la recibe?: muebles y útiles, cuenta que debitaremos.
¿Qué sale?: dinero; ¿quién lo entrega?: la cuenta Caja, que acreditaremos. Luego:
Muebles y Útiles     9.000.—
a Caja         9.000 –

Caja

Representa el dinero efectivo, y los cheques que recibimos librados por otras personas. Es patrimonial, del activo. Se debita por los valores que se recibe y se acredita por los que salen o se entrega. Su saldo es siempre deudor, puesto que no puede salir más dinero o chequea de terceros que los que han entrado, y representa el total del dinero y cheques de terceros que poseemos.
Ejemplo: Libramos cheque contra el Banco de la Nación Argentina por $30.000.—, importe que ingresamos en Caja.
¿Qué entra?: dinero; ¿quién lo recibe?: Caja. Luego, debitaremos esa cuenta.
¿Qué sale?: nada; ¿quién entrega?: Nosotros nada entregamos, pero quien lo hace es el Banco de la Nación que, por lo tanto, acreditaremos. El asiento a practicar en el libro Diario, sería:

Caja                      30.000.—
a Banco Nación                     30.000.—

Veamos ahora otro ejemplo. Compramos a Lino y Cía. un escritorio en $5.000.—, que pagamos en efectivo.

¿Qué entra?: un escritorio. ¿Quién lo recibe?: Muebles y Útiles. Luego, debitaremos esta.
¿Qué sale?: dinero. ¿Quién lo entrega?: Caja, cuenta ésta que, por lo tanto, acreditaremos:

Muebles y Útiles          5.000.—
a Caja                         5.000.—

Banco

Cuando un comerciante opera con muchas instituciones bancarias, abre una cuenta que denominará “Bancos”, clasificando internamente los nombres de cada una de las instituciones con que trabaja. En cambio, cuando se opera con uno o dos Bancos, se acostumbra abrir para cada uno de ellos las que, en ese caso, se denominarían por el nombre que tienen: Banco de la Nación Argentina, Banco de la Provincia de Buenos Aires, etc.

Esta representa todos los valores que tenemos depositados en el Banco en cuenta corriente. Se debita con los depósitos y se acredita cuando extraemos dinero, mediante cheques. Su saldo puede ser únicamente deudor porque no podemos extraer más dinero del que hemos depositado. Sin embargo, no son pocos los que afirman que Banco X puede tener saldo acreedor desde el momento que puede girarse en descubierto; tal procedimiento es, a nuestro juicio, inconveniente, porque da lugar a confusiones que es de todo punto de vista necesario evitar.

Si recordamos que el giro en descubierto reviste todos los caracteres de un préstamo, lo más natural es registrar éste como tal, haciendo figurar al Banco como un acreedor mediante la cuenta Adelantos en Cta. Corriente y debitando Banco X por el importe que nos deposita el mismo en calidad de préstamo. Procediendo así, si en algún momento la cuenta Banco arroja saldo acreedor, sabremos que hemos cometido un error, ya sea en la contabilización o bien —y esto es mucho más importante— por haber girado cheques sin disponer de fondos, lo cual está penado por la Ley.

Ejemplo: Depositamos en el Banco de la Nación Argentina, en cta. corriente, $ 50.000.—, en efectivo. Formulándonos las preguntas de práctica, determinaremos que el Banco de la Nación recibe el dinero, siendo éste entregado por Caja. En consecuencia, el asiento sería:
Banco Nación      50.000.—
a Caja         50.000.—

Otro ejemplo: Compramos una estantería de madera a J. del Cerro en $ 8.000.—, que abonamos entregando un cheque contra Banco Nación. Formulándonos las preguntas consabidas, sabremos que quien ha recibido la estantería es Instalaciones (que habrá que debitar), en tanto que quien entregó el dinero es el Banco de la Nación (que, por tal razón, habrá que acreditar). Luego:

Instalaciones      8.000.—
a Banco Nación         8.000.—

Jornalizadas ambas operaciones, la cuenta Banco Nación presentará este estado:
debe    BANCO NACION    haber

Por Instalaciones    8.000.—

El débito de esta representa los valores que el Banco de la Nación ha recibido de nosotros (nuestro depósito de $50.000.—), en tanto que el crédito indica los importes que hemos retirado ($ 8.000.— para abonar el precio de la. estantería). Por lo tanto, el saldo deudor de $42.000.— representa el monto de lo que aún tenemos depositado en el Banco.

Deudores

Representa los valores que otras personas deben al comerciante, por ventas efectuadas al fiado —o por dinero entregado, lo que es excepcional— *sin que éste reciba pagarés. Se emplea esta cuenta cuando se opera en la forma expuesta con gran cantidad de personas, lo que obliga a llevar el libro “Submayor de Deudores” a que nos hemos referido anteriormente. La suma de los saldos que arrojan las cuentas individuales abiertas a cada persona en dicho libro debe coincidir con el saldo de la cuenta colectiva Deudores.

Se debita cuando determinadas personas reciben de nosotros valores que no nos pagan de inmediato. Se acredita cuando esas mismas personas nos entregan los importes que nos adeudan, es decir, cuando nos pagan. Su saldo no puede ser sino deudor, puesto que nunca nos pagarán más de lo que nos adeudan. Por ello y porque la cuenta representa valores que nos deben, la misma es patrimonial, del activo.

Ejemplo: Vendemos a J. Pizarro diversos muebles, inservibles, en $200.—, a 30 días; y a C. Monti una caja de hierro, en desuso, por $300.—, a 30 días también.
¿Qué entra?’ nada. ¿Quién recibe esos valores?: J. Pizarro y C. Monti. Debitaremos, por lo tanto, Deudores. /.Quién los entrega?: Muebles y Útiles, que acreditaremos. El asiento a practicar sería:

Deudores      500.—
J. Pizarro      200.—
C. Monti      300.—
a Muebles y Útiles         500.—

Cuando J. Pizarro nos paga, razonaremos así: ¿Qué entra?: dinero; ¿quién lo recibe?: Caja, que debitaremos. ¿Qué sale?: nada; quién entrega?: Pizarro Hnos., representado por Deudores, que corresponderá acreditar. El asiento sería:
Caja      200.—
a Deudores         200.—

Efectuados estos asientos, el estado de Deudores sería el siguiente:

DEBE    DEUDORES    HABER
a M. y Útiles    500.— — Por Caja    200.— –

Como puede apreciarse, el débito significa lo que los deudores nos debían, mientras que el crédito representa lo que nos han pagado. El saldo deudor, o sea $300.—, es lo que nos deben aún, cifra esta que coincide, por lo demás, con el importe que nos adeuda en el ejemplo propuesto el señor C. Monti por la caja de hierro que le vendimos.

Documentos a cobrar

Reviste los mismos caracteres que la anterior, con la diferencia que esta cuenta representa los créditos que otorga el comerciante a terceras personas, pero obteniendo de éstas pagarés.

Se debita por los pagarés que recibimos. Se acredita cuando salen los pagarés recibidos, sea porque los cobramos o porque los transferimos por vía de endoso o porque los renovamos. Su saldo, que debe ser siempre deudor, porque nunca saldrán más pagarés de los que entraron, representa los documentos que tenemos en cartera. Es, por lo tanto, una cuenta patrimonial, del activo.

Ejemplo: Prestamos a Quimo Hnos. $20.000.—, entregando un cheque por esa suma contra Banco Nación y recibiendo pagaré a nuestra orden, a 90 días.
¿Qué entra?: un pagaré; ¿quién lo recibe?: Documentos a Cobrar. ¿Qué sale?: dinero; ¿quién lo entrega?: Banco de la Nación. Luego:

Documentos a Cobrar      20.000.—
a Banco Nación         20.000.—

Llegado el vencimiento, Quirno Hnos. levanta el pagaré abonándolo en efectivo. ¿Qué entra?: dinero; ¿quién lo recibe?: Caja. ¿Qué sale?: un pagaré; ¿quién lo entrega?: Documentos a Cobrar. Luego:

Caja              20.000.—
a Documentos a Cobrar        20.000.—

Una vez efectuados estos asientos, Documentos a Cobrar reflejaría esta situación:
debe    DOCUMENTOS A COBRAR
Por Caja    20.000.— —

El débito de $20.000.— representa los pagarés que entraron en nuestra cartera, y el crédito, también de $ 20.000.— los pagarés que salieron (devueltos) por haber sido pagados por 1M quienes los habían firmado. El saldo, como dijimos, representa los pagarés que poseemos, y como en este caso la cuenta está saldada, diremos que todos los pagarés que poseíamos fueron cobrados, lo que es absolutamente cierto, puesto que Quirno Hnos. levantó el pagaré que nos firmó oportunamente.

Acreedores

Esta presenta características similares a la de Deudores, pero encerrando un concepto diametralmente opuesto, y funcionando, por consiguiente, al revés.
Se acredita cuando nos entregan valores o compramos algo al fiado, sin que nosotros demos pagarés. Se debita cuando nuestros acreedores reciben valores de nosotros, es decir, cuando les pagamos. Su saldo sólo puede ser acreedor, puesto que nunca pagaremos más deudas de las que contrajimos. Siendo el saldo siempre acreedor y representando valores que debemos, llegamos a la conclusión de que la misma es patrimonial, del pasivo.

Ejemplo: Compramos mercaderías a Ferrini y Cía., por valor de $ 7.000.—, que abonaremos a 30 días.
¿Qué entra?: mercaderías, por lo que debitaremos esta cuenta. ¿Qué sale? De nuestra empresa riada sale. ¿Quién entrega? Ferrini y Cía., que es quien nos vendió las mercaderías y que resulta ser acreedor nuestro, porque hemos prometido pagarle dentro de los 30 días. Por consiguiente corresponderá acreditar Acreedores:

Mercaderías      71000.—
a Acreedores         7.000.—
Ferrini y Cia.

Al cabo de los 30 días, pagamos con cheque contra Banco Nación, a cuenta del importe adeudado, $ 2.500.—. Razonemos: ¿Qué entra?: nada; ¿quién recibe?: Ferrini y Cia., representado por la cuenta Acreedores, que por consiguiente debitaremos. ¿Qué sale?: dinero; ¿quién lo entrega?: el Banco Nación, que corresponderá acreditar. Luego:

Acreedores .
Ferrini y Cia
a    Banco Nación

El crédito de $7.000.— representa lo que nuestros acreedores nos entregaron, es decir, lo que les debíamos, y el débito de $ 2.500.— lo que ellos recibieron de nosotros, o sea lo que lee pagamos. El saldo acreedor, en este caso de $4.500.—, refleja lo que aún debemos.

Obligaciones a Pagar

Funciona al revés de Documentos a Cobrar, pues representa los pagarés que hemos firmado a favor de terceros. Se acredita por los pagarés de nuestra firma que entregamos. Se debita cuando recibimos esos pagarés, sea porque los pagamos o porque nos los renuevan. Su saldo, que sólo puede ser acreedor, porque no abonaremos nunca más pagarés que los que hemos firmado, representa todo lo que debemos en forma documentada. Se deduce de lo dicho que es patrimonial, del pasivo.

Ejemplo: Recibimos en préstamo de Carlos Viana, $5.000.—, entregándole un pagaré de nuestra firma a 60 días. En igual fecha recibimos otro préstamo de Cárdenas y Cía. por $ 3.000.—, entregándole también otro pagaré de nuestra firma a 90 días. ¿Qué entra?: dinero; ¿quién lo recibe?: Caja, que debitaremos. ¿Qué sale?: dos pagarés de nuestra firma; ¿quién los entrega?: Obligaciones a Pagar, que corresponderá acreditar. Por lo tanto:

Caja      8.000 —
a Obligaciones a Pagar        8.000.—
C. Viana     5.000.—
Cárdenas y Cia.     3.000.—

Transcurridos 60 días, vence el pagaré que firmamos a la orden de Carlos Viana por $5.000.—. En consecuencia, lo levantamos entregando un cheque contra Banco Nación. ¿Qué entra?: un pagaré de nuestra firma. ¿Quién lo recibe?: la cuenta que lo entregó, es decir, Obligaciones a Pagar. ¿Qué dinero. ¿Quién lo entrega?: la cuenta Banco Nación.

Luego:
Obligaciones a Pagar     5.000.—
C. Viana.
a Banco Nación         5.000.—

Después de efectuados ambos asientos, Obligaciones a Pagar presentará el siguiente estado:

El crédito de $8.000.— representa los pagarés de nuestra firma que hemos entregado a terceros y que son por lo tanto deudas que tendremos que pagar. El débito de $5.000.—, los pagarés de nuestra firma que hemos recibido, es decir, los que hemos levantado. Por lo tanto, el saldo acreedor de $3.000.— representa los pagarés de nuestra firma pendientes de pago, lo cual es cierto si recordamos que, en nuestro ejemplo, aún no ha vencido el pagaré a 90 días que firmamos a la orden de Cárdenas y Cía.

Capital

Hemos dicho que, en la ficción contable, cada cuenta representa una persona independiente de la personalidad del comerciante; sin embargo, como fácilmente se comprende, éste debe hallarse, en su propia contabilidad, representado por alguna cuenta: esa cuenta que lo representa es Capital, también llamada “cuenta de origen”.

Para analizar este rubro, debemos recordar primeramente, que el capital de un comerciante está formado por la diferencia de todo lo que posee y le deben (activo) y de todo lo que él debe (pasivo). Luego:

También recordamos que pertenecen al grupo del activo todas las patrimoniales de saldo deudor, y al pasivo todas las del saldo acreedor, inferimos que, perteneciendo Capital, según la fórmula, al grupo del pasivo, la misma deberá tener saldo acreedor. Si, por excepción, llegara a tener saldo deudor, ello pondría en evidencia una situación harto comprometida para el comerciante, porque, siendo así, la cuenta integraría el grupo de las del activo:
A + C = P.

De donde el pasivo (P) sería mayor que el activo (A), lo que equivaldría a decir que lo que debe es superior a lo que posee.

La cuenta Capital, salvo muy raras excepciones, no debe ser usada durante el ejercicio económico, sino al cerrar el mismo, en la época del Balance General. Se acredita por el capital que el comerciante aporta al negocio y, en las épocas referidas, por los aumentos que registra, provenientes de las utilidades habidas. Se debita, en las mismas épocas por las disminuciones de capital, provenientes de las pérdidas sufridas. Añadiremos, finalmente, que, por ser cuenta de origen, no pertenece al activo n? al pasivo, aunque integra, normalmente, el grupo de estas últimas.

Ejemplo: Inicio mis actividades comerciales, con un Capital de $ 200.000.—, que se hallan depositados en el Banco de la Provincia de Buenos Aires. El asiento de apertura de los libros se haría así:

La cuenta Banco de la Provincia ha recibido el dinero y, por lo tanto, debe ser debitada. ¿Quién entrega el dinero?: el propio comerciante, y como éste se halla representado por Capital, debemos acreditarla. Luego:

Banco Provincia      200.000.—
a Capital             200.000.—

Aquí, el activo está representado por Banco Provincia. Cuando el comerciante, para iniciar sus actividades, adquiere, por ejemplo, $ 50.000.— en Instalaciones

Y  ello es lógico, puesto que sólo se ha operado una transformación de dinero en otros bienes, esto es, que sólo se ha realizado operaciones permutativas.

Ganancias y pérdidas

Es la de resultado por excelencia, toda vez que su saldo informa al comerciante sobre las utilidades o quebrantos habidos al finalizar un ejercicio económico. Sin embargo, y no obstante el interés que encierra la determinación de este dato en forma global, no basta el simple conocimiento del mismo, para que la contabilidad dé cumplimiento a uno de sus fines principales: el de orientar las futuras operaciones del comerciante en favor de la multiplicación de su patrimonio. No es suficiente saber si se ha ganado o se ha perdido ; es indispensable conocer, detalladamente, en qué operación o grupo de operaciones afines se ha ganado y en cuáles se ha perdido, lo que permite la intensificación futura de los buenos negocios, la supresión de los malos o la corrección de aquellos que, mediante adecuadas modificaciones, pueden resultar más provechosos.

Para cumplir este fin, Ganancias y Pérdidas se sub-divide en otras tantas cuyo número y conceptos varían de acuerdo con el género e importancia de las operaciones que se llevan a cabo. Todas esas cuentas son tributarias de la primera y vuelcan en ella sus saldos una vez terminado cada ejercicio económico. Así, todas las cuentas subdivisionarias de la de Ganancias y Pérdidas que tuvieran saldo deudor (pérdidas) quedarán saldadas, transfiriendo su importe al debe de la principal; y todas aquellas que arrojaron saldo acreedor (ganancias) harán lo propio, trasladando sus saldos al haber de Ganancias y Pérdidas. A su vez la diferencia entre el debe y el haber (o sea el saldo) de esta última cuenta, nos dirá en definitiva y en forma global si hemos ganado o perdido; si el saldo es deudor, significará que hubo pérdidas y si es acreedor, utilidades.

De todo lo expuesto se deduce que Ganancias y Pérdidas es al igual que la de Capital, sólo debe hacerse jugar al cierre de las operaciones de cada ejercicio, pues para lit operaciones diarias está representada por todas las que le ion tributarias.

Principales subdivisiones de la cuenta Ganancias y Pérdidas. — Explicado, pues, el concepto Ganancias y Pérdidas y el modo en que se vinculan con ella las cuentas subdivisionarias, analizaremos éstas. Recordando que su número y conceptos que abarcan pueden ser muy -variables, nos limitaremos a analizar Bolamente las más comunes.

Gastos Generales
Representa todos aquellos gastos que, por su escaso monto, no merecen la apertura de una cuenta especial, tales como luz eléctrica, estampillado postal y fiscal, teléfonos, papel para escribir, lápices, tinta, etc. Si recordamos que uno de los principios fundamentales en contabilidad es el de que las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan, llegamos a la conclusión que esta siempre tendrá que ser debitada, pues un gasto no es otra cosa que una pérdida. Por lo tanto se debita cuando se produce un gasto y se acredita, una sola vez al año, para saldarla, con débito a la general Ganancias y Pérdidas, como todas las de saldo deudor, subdivisionarias de esta última. Su saldo, no pudiendo ser más que deudor, representa el monto de lo gastado.

Ejemplo: Pago en efectivo a la Compañía Los Andes, pesos 3.800.—, importe de corriente eléctrica, consumida durante el mes próximo pasado.
Como se trata de una pérdida, la que carga con ella debe ser debitada. Luego:

Gastos Generales      3.800.—
a Caja             3.800.—

Obsérvese cómo podríamos haber llegado a la misma conclusión, si nos hubiéramos planteado el problema mediante la formulación de las preguntan acostumbradas pero, esta vez, añadiendo una nueva. En efecto; al pagar a la Cia. Los Andes la corriente eléctrica consumida, podríamos preguntarnos:

¿Qué entra?: nada, evidentemente. ¿Quién recibe?: si nosotros pagamos $ 3.800.—, quien los recibe es la Cia. Los Andes la cual, por haber recibido ese importe seria, de conformidad con el primer principio de la partida doble, deudora. Ahora bien: ¿En deudora nuestra la Compañía Los Andes? ¿Acaso está obligada a devolvernos el dinero que le entregamos? No, porque nuestra entrega constituye el pago de un servicio que nos ha prestado anteriormente. Y como todo valor que se entrega y no se recupera es una pérdida (quinto principio de la partida doble) llegamos a la conclusión que hemos perdido aquellos $ 3.800.—.

Por consiguiente, cuando de la contestación que nos damos a la pregunta ¿quién recibe? surge un deudor que, como en este caso, no es tal, debemos formularnos, como ya sabemos, la tercera pregunta: ¿Hay pérdidas? Esta, por fuerza, tendrá que ser respondida afirmativamente y por lo tanto debitaremos el importe a la cuenta que represente aquella pérdida, que no es otra que “Gastos Generales”. Por lo demás, el resto del asiento no varía. ¿Qué sale?: dinero; ¿quién lo entrega?: Caja, que es la cuenta a acreditar. En consecuencia, el asiento será igual que el formulado precedentemente.

Gastos Particulares

Representa las extracciones de valores que hace el comerciante del negocio, para atender a bus necesidades privadas. Siendo un gasto y por lo tanto una pérdida, esta siempre será debitada, no pudiendo en consecuencia tener sino saldo deudor.
Ejemplo: Retiro en efectivo para gastos particulares, la suma de $5.000.—. Representando ello una pérdida para el negocio, se debita la correspondiente:
Gastos Particulares      5.000.—
a Caja             5.000.—

Sueldos
Se carga a esta los sueldos que el comerciante paga mensualmente a sus empleados. Constituyendo para el mismo una pérdida, siempre tendrá que ser debitada y por lo tanto su saldo será deudor.

Ejemplo: Pago a J. ¡López su sueldo de $40.000.—, correspondiente al mes de marzo, con cheque contra Banco de la Nación.
Razonemos: ¿Qué entra?: nada; ¿quién recibe?: J. López, que resultarla ser deudor si tuviera obligación do devolverme lo que le entrego. Pero como tal obligación no existe de BU parte, porque le estoy pagando su sueldo, debo plantearme la tercera pregunta: ¿Hay pérdidas? Evidentemente sí, y como la cuenta que la representa es “Sueldos”, la debitaré. Para determinar la cuenta a acreditar tendré que proceder como de costumbre: ¿Qué sale?: dinero; ¿quién lo entrega?: Banco de la Nación, puesto que libré un cheque contra él. Por lo tanto:

Sueldos      40.000.—
a Banco Nación         40.000.—

Impuestos
Se registra en esta cuenta todos los importes que abona el comerciante por ese concepto. Por la misma razón expresada para la cuenta anterior, sólo podrá ser debitada, mostrando siempre saldo deudor.
Ejemplo. — Pago en efectivo contribución territorial, correspondiente al primer semestre del corriente año, de mi propiedad calle Otamendi 20, $ 16.000.—.
Corresponde debitar la cuenta Impuestos, por tratarse de una pérdida. En consecuencia, el asiento será:
Impuesto«      16.000.—
i    Caja         16.000.—

Fletes y acarreos

Representa los gastos que realiza el comerciante por ese concepto. Sólo se debita y su saldo, por consiguiente, es siempre deudor.
E ir ni pío.— Abonamos en efectivo a Expreso La Rapidez. $ 1.350.— en concepto de transporte de mercaderías vendidas a Lima linos., de Rosario.
Un gasto de transporte, es una pérdida, correspondiendo debitar la cuenta que los representa, es decir, Fletes y Acarreos. Quien entrega es Caja, que debe ser acreditada. Luego:

Fletes y acarreos      1.350.—
a Caja         1.350.—

Alquileres

Con esta iniciamos el análisis de una serie de ellas que en defectuosa técnica contable, pero lamentablemente bastante generalizada aun hoy día, tanto pueden debitarse como acreditarse, según sean alquileres pagados (que constituyen una pérdida) o cobrados (que representan una ganancia). Este procedimiento de conducir a una misma cuenta los resultados de operaciones de naturaleza diametralmente opuesta no es conveniente.

En efecto, si tenemos presente que la contabilidad debe reflejar en detalle las operaciones y sus resultados, el saldo de esas cuentas, así llevadas, no nos indica nada. Valgámonos, para demostrarlo, de un ejemplo; supongamos que un comerciante paga $ 1.000 mensuales por el alquiler del local que ocupa su negocio y que, a su vez, es propietario de un inmueble, que, alquilado a otra persona, le produce $ 900 al mes. Siguiendo la mala práctica indicada, debitaríamos Alquileres, por ser una pérdida, en $ 1.000 y la acreditaríamos, por ser una ganancia, en $ 900. En esta situación, el saldo deudor de la cuenta será de $ 100, lo cual nos indica que ese comerciante paga en concepto de alquileres $ 100 mensuales, falsedad ésta que salta a la vista.

Para evitar tal equívoco, es conveniente subdividir la cuenta alquileres, así como todas las que comentamos más adelante, en dos cuentas; una, destinada a registrar las pérdidas (Alquileres cedidos, que siempre se debitará y que por lo tanto tendrá sólo saldo deudor) y otra para registrar las ganancias (Alquileres obtenidos, que solamente podrá acreditarse, mostrando siempre saldo acreedor). Tomando el ejemplo expuesto, ya no hay lugar a confusiones: el saldo de Alquileres Cedidos nos dirá que el comerciante abonó por ese concepto $ 1.000, y el de Alquileres Obtenidos, que la finca de su propiedad le redituó $ 900.
Ejemplo. — Llegado el vencimiento del alquiler del local que ocupo, pago a su propietario, Sr. Ernesto Barcia, la suma de $ 15.000.— con un cheque contra Banco Nación.

¿Qué entra? Nada. ¿Quién recibe? Ernesto Barcia, que seria deudor en caso de tener que devolverme el importe. Como ello no es así, me formulo la tercera pregunta: ¿hay pérdidas? La respuesta afirmativa me lleva a debitar la suma pagada a la cuenta que produjo el quebranto, o sea “Alquileres Cedidos’’. La determinación de la acreedora se efectúa como de costumbre: ¿qué sale?: dinero; ¿quién lo entrega? el Banco Nación. Por lo tanto:

Otro ejemplo — Recibimos en efectivo de Jorge Cánepa el alquiler de nuestra propiedad, calle Otamendi 20, correspondiente al mes de febrero, por $ 32.000.—.
Caja recibe; luego, se debita esta cuenta. Para determinar la acreedora razonemos así: ¿Qué sale? Nada. ¿Quién entrega los $ 32.000.—? Nuestro inquilino Jorge Cánepa, quien, por haber entregado seria, de conformidad con el primer principio de la partida doble, acreedor nuestro. Pero, ¿lo es realmente? ¿Tenemos nosotros obligación de devolverle esa suma? No, porque ésta cubre un servicio que le hemos proporcionado al permitirle ocupar un inmueble de nuestra propiedad. ¿ Hay ganancias? La respuesta es afirmativa y la cuenta a acreditar será, por consiguiente. Alquileres Obtenidos. Así, el asiento será:

Caja      32.000.—
a Alquileres Obtenidos

Comisiones cedidas

Es una cuenta que siempre se debita y su saldo deudor, indica el monto total que el comerciante ha pagado o reconocido por ese concepto.
Ejemplo. — Pago en efectivo a mi corredor A. Giménez el importe de su comisión, correspondiente al 3 % de las ventas efectuadas por el mismo durante el mes, que ascienden a 1.530 pesos.

¿Qué entra? Nada. ¿Quién recibe?: A. Giménez. Pero A. Giménez no es deudor porque no tiene obligación de reintegrarme el importe que le entrego. ¿Hay pérdidas? Sí. y la que debe soportarla es “Comisiones Cedidas” que, por consiguiente, debitaré. ¿Qué sale? Dinero. ¿Quién lo entrega? Caja.
Ejemplo, — A. Soriano nos entrega un cheque contra Banco Popular Argentino, por $ 1.800.—, importe a que asciende nuestra comisión por la venta efectuada, por su cuenta y orden, de determinadas mercaderías de su propiedad.

¿Qué entra?: un cheque contra Banco Popular. ¿Quién lo recibe? Caja, que es la destinada a reflejar el movimiento de dinero y también, como se recordará, de los cheques que se recibe de otras personas. ¿Qué sale? Nada. ¿Quién entrega?: A. Soriano. Como éste no es acreedor, porque no tengo obligación de devolverle el importe que me entregó, formulo la tercera pregunta: ¿Hay ganancias?: Si, y quien la recoge es Comisiones Obtenidas, que acreditaré:

Caja         1.800.—
u Comisiones Obtenidas        1.800.—

Bonificaciones y descuentos cedidos

Funciona igual que Comisiones Cedidas, pero respondiendo al concepto que expresa.

Ejemplo. — Enviamos a Terra Hnos. y Cía., nota de crédito por $ 59, importe a que asciende la bonificación que le otorgamos por su compra de mercaderías de $ 850, efectuada con fecha enero 15 ppdo., según nuestra factura N? 324, que aún se encuentra impaga.

Una bonificación es una pérdida, y en consecuencia debitaremos Bonificaciones y Descuentos Cedidos. La que acreditaremos, en este caso, será Deudores, porque debemos tener presente que, cuando vendimos las mercaderías por valor de $ 850 la habíamos debitado, desde el momento que Terra Hnos. y Cía. no las pagó al contado. Acreditando, pues, Deudores (Terra Hnos. y Cía.), el saldo de ésta será deudor por $ 791, que es la diferencia entre $ 850 que nos debía y $ 59 que le otorgamos como bonificación.

Bonificaciones y descuentos obtenidos

Su funcionamiento es idéntico al de Comisiones Obtenidas.
Ejemplo. — Cobramos en efectivo $ 180, importe del descuento que nos otorga G. Sylla por la compra de mercaderías, según su factura de fecha abril 14, que abonamos oportunamente en efectivo.
Recibe Caja, que, por consiguiente, debe ser debitada Un descuento cobrado, representa una ganancia, debiendo acreditarse Bonificaciones y Descuentos Obtenidos.

Intereses cedidos
Juega en la misma forma que Bonificaciones y Descuentos Cedidos.

Ejemplo. — Abonamos en efectivo el importe del interés del 10 % del pagaré que suscribimos a la orden de M. Yerom por $2.000.—, a 90 dias de la fecha.
Se debita Intereses Cedidos, por representar una pérdida. Se acredita Caja, por ser la que entrega el dinero.
Intereses Cedidos      80.—
a Caja        80.—

Intereses obtenidos
Juega como Bonificaciones y Descuentos Obtenidos.
Ejemplo. — El Banco de la Nación nos acredita por intereses $ 900.— en concepto o intereses del importe que tenemos depositado en caja de ahorros.
Si el Banco nos acreditó en cuenta, significa que es deudor nuestro, debiendo nosotros, en consecuencia, debitarlo en nuestra contabilidad. Los intereses cobrados representan una ganancia, correspondiendo acreditar la respectiva. El asiento a practicar sería:

Banco Nación      900.—
a Intereses Obtenidos        900.—

Mercaderías
Hemos dejado deliberadamente el análisis de esta cuenta para el final porque, constituyendo la misma la piedra angular de toda la actividad del comerciante requiere, para la debida comprensión de su funcionamiento, consideraciones especiales.

Hemos estudiado ya las principales cuentas, definidamente patrimoniales y definidamente de resultados. Ahora bien; si par-timos de la base de que la actividad de un comerciante se desarrolla casi exclusivamente en torno a este rubro fundamental, toda vez que en las mercaderías vuelca gran parte de su patrimonio y del tráfico que hace con las mismas obtiene generalmente las principales utilidades o pérdidas, fácil resulta comprender que Mercaderías participa de ambas características: es patrimonial, porque representa parte del patrimonio del comerciante (mercaderías que posee en ‘‘stock”), y es de resultado, porque refleja las ganancias o quebrantos que experimenta el comerciante mediante la compraventa de las mismas.

Fijado este concepto, analizaremos cómo se mueve Mercaderías, en su primitiva forma de llevarla, para luego, de-mostrando los inconvenientes que reporta esa misma forma, indicar el procedimiento ideado para evitarlos.

Mercaderías, llevada como cuenta de movimiento (patrimonial) y de especulación (resultado). Principal inconveniente.— Mercaderías, llevada en esta forma, se debita por las compras y se acredita por las ventas. Si observamos que el propósito de todo comerciante, según hemos visto, es el de obtener un lucro de las compraventas que realiza, hemos de suponer, con justa razón, que el precio de venta de cada artículo, será forzosamente distinto del de compra, por lo cual podemos ahora añadir algo más al análisis que efectuamos: la cuenta Mercaderías se debita por las compras al precio de compra y se acredita por las ventas al precio de venta, de lo cual se desprende que el saldo refleja un valor abstracto porque no refleja, por sí solo, el valor de la existencia de las mercaderías, ni indica el resultado obtenido en el total de las ventas efectuadas.

Si deseamos conocer el valor de las existencias no tendremos otro camino que recurrir al recuento físico de las mismas, multiplicando luego las unidades por el precio unitario que hemos pagado por cada una de ellas. En la hipótesis a que nos venimos refiriendo ese recuento físico y valorizado de las existencias que técnicamente se denomina “inventario”

Pero recordemos que no sólo nos interesa conocer el valor de las existencias, sino también la utilidad habida. Si deseamos saber el beneficio obtenido tendremos que razonar del siguiente modo: el resultado está dado por la diferencia entre el precio de venta y el precio de costo de las mercaderías vendidas. La cuenta “Mercaderías” nos brinda el primer dato (precio de venta d« las mercaderías vendidas) pues su monto está reflejado en el crédito de la cuenta que asciende a $ 11.200.—. Pero no nos brinda el otro dato que necesitamos, esto es, el preño de costo de las mercaderías vendidas, puesto que el débito representa el precio de costo de las mercaderías compra^ das. Sin embargo, el dato que buscamos podremos obtenerlo por deducción.

En efecto; si el precio de costo de las mercaderías compradas es de $ 12.000.— (débito de Mercaderías) y el precio de costo de las mercaderías que nos quedan en existencia es de $ 2.400.— (según lo hemos establecido mediante el inventario) es evidente que el precio de costo de las mercaderías vendidas estará dado por la diferencia entre ambas cifras, o sea $9.600. Luego, si lo que nos ha costado $9.600 lo hemos vendido en $11.200 hemos obtenido un beneficio de $ 1.600. Este resultado podemos, desde luego, comprobarlo aritméticamente de manera muy simple: si cada bordelesa nos dejó un beneficio de $20.— (recordemos que el costo por unidad era d« $ 120.— y las hemos vendido a $ 140.—) y hemos vendido 80, la utilidad obtenida es de $ 1.600.—, tal como dejamos señalado anteriormente.
Precio de Venta (crédito )         $ 5.200.- –
Menos: precio de costo de las mercaderías vendidas:
Precio de costo de las mercaderías compradas
(débito)      ♦ 7.000.—
Menos: precio de costo de las mercaderías en existencia (inventario)      | 1.400.— $ 5.600.—
Resultado (pérdida)         $ 400.—

Cuando Mercaderías es llevada como patrimonial y de resultado a la vez, su saldo tanto puede ser deudor como acreedor, porque débase tener presente que si bien no puede venderse más unidades de las que se ha comprado, pueden salir a mayor precio que el que han costado, razón por la cual seria posible que el crédito, en ciertos casos, fuera superior al débito. Pero aunque así ocurriera, no por ello dejaríamos de aplicar los procedimientos indicados para determinar el monto de las existencias y los resultados, como veremos mediante el siguiente ejemplo: supongamos que se ha comprado 50 unidades de una mercadería cualquiera a $ 100, lo que hace un total de $ 5.000 y que se ha vendido 40 unidades a $ 130, es decir, por un total de $5.200. Jomalizadas estas operaciones el estado de Mercaderías presentará un saldo acreedor de $200:

Este saldo, en principio, denotaría una utilidad de $ 2.000, puesto que las ventas superan el costo por esa cantidad; pero débase tener presente que no todas las mercaderías compradas se han vendido, por lo cual aquella utilidad tendrá que ser forzosamente mayor. En efecto; si practicamos, como siempre, el inventario, éste arrojará $1.000 (10 unidades a $ 100 cada una), en tanto que el resultado será:

Mercaderías, llevada como cuenta de movimiento (patrimonial)

Apertura de cuentas de resultado. — Queda demostrado, pues, que pretendiendo ser Mercaderías una patrimonial y, a la vez, de resultados, no conseguía ofrecer información alguna, a no mediar el requisito previo del inventario. Para conjurar tal inconveniente y ofrecer al comerciante una fuente continua de información, que le permita orientar sus negocios futuros, propósito éste fundamental de la contabilidad, no se debe llevar a la cuenta Mercaderías los valores de venta, toda vez que este procedimiento es el que da origen a las consecuencias apuntadas.

Lo conveniente, entonces, es proceder así:

1)    Cuando se compra mercaderías se debitará “Mercaderías”, tal como ocurría en el procedimiento anterior.
2)    Cuando se vende mercaderías, se acreditará “Ventas” que se abrirá al efecto.
3)    Periódicamente, se calcula el costo de las mercaderías que ha vendido durante el período de que se trate y con ese porte se debita “Costo de Mercaderías Vendidas” que también se llevará al efecto, con crédito a ‘‘Mercaderías”. Es indispensable acreditar “Mercaderías” —aunque sea periódicamente—, porque de lo contrario al hacer salir las mercaderías por “Ventas”, se habría quebrantado el cuarto principio de la partida doble que expresa que todo valor que entra por una cuenta debe salir por la misma.

Analizando ahora el contenido de estas tres cuentas, llegamos a las siguientes conclusiones:

Mercaderías: Se debita por las compras y se acredita por las ventas pero al precio de costo de éstas. Su saldo, que siempre será deudor porque nunca podrán salir al precio de costo más mercaderías que las que han entrado, representa el valor de las mercaderías en existencia. Es patrimonial, del activo.

Ventas: Se acredita por las ventas y se debita sólo en caso de devoluciones efectuadas por los clientes. Va de suyo que su saldo siempre será acreedor y que su monto representará el total de las ventas. Es de resultado positivo.

Costo de Mercaderías Vendidas: Se debita periódicamente por el costo de las mercaderías vendidas en el periodo y sólo se acredita en caso de devoluciones efectuadas por los clientes, pero al precio de costa. Su saldo, que desde luego siempre será deudor, representa el costo de las mercaderías vendidas. Es de resultado negativo.

Cuando se desea conocer la existencia de mercaderías bastará, pues, con leer el saldo de “Mercaderías”. Cuando se desee saber el resultado obtenido bastará comparar los saldos que presentan las cuentas de resultado “Ventas” y “Costo de Mercaderías Vendidas”. Si el saldo acreedor de la primera es superior al saldo deudor de la segunda ¡a diferencia expresará la ganancia obtenida; en tanto que si ocurre lo contrario, es decir que el saldo de la cuenta “Costo de Mercaderías Vendidas” resulta superior al de “Ventas” la diferencia denotará un quebranto.

Como se ve, el empleo de este procedimiento permite que las cuentas, por si solas, determinen la situación real, sin recurrir al engorroso recuento y valorización de las existencias y sin tener que esperar la época del balance general que se hace anualmente para ofrecer al comerciante una información completa.

2 comentarios en “Cuentas Contables

  1. Buenos días, yo estoy implementando el plan unico de cuentas en un programa contablre (siigo) pero estoy confundida. los activos se debitan y los pasivos se acreditan. por elejemplo 1 activo. 11 disponible, 1105 caja, 110505 caja general. me dice una opcion debito o credito entonces todos los activos se debitan y todos los pasivos se acreditan o no? como es? ayudenme!

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