Conocer y evitar el fraude interno en la empresa





robo informatico En una carnicería los empleados vendían cortes de carne de calidad superior a contactos conocidos y los facturaban como si fueran cortes de mala calidad. En una empresa de venta mayorista de artículos de bazar, un grupo de empleados se organizó para sacar a la calle mercadería escondida entre la basura, para revenderla después.

En una fábrica de repuestos, un empleado se robaba los productos escondiéndolos en el interior de sus zapatos.

En una joyería los empleados cada cierto tiempo denunciaban un atraco para hacer desaparecer piezas importantes de gran valor. En una fábrica productora de alimentos, los responsables de la logística montaron una red de distribución paralela, donde muchos camiones desaparecían con buena parte de la producción.

En una planta de elaboración y envasado de productos de limpieza, empleados de vigilancia, expedición y depósito, crearon una arquitectura compleja de tuberías paralelas, por donde el producto era desviado de la planta -así, burlaban los controles del área de producción de la empresa- y lo vendían en un mercado negro.

Como podemos ver la creatividad para cometer robos internos en una empresa no tiene límites y hay que estar preparado para ello ya que se estima que un 7% de las pérdidas en una empresa es a causa de los fraudes que cometen los propios empleados.

 

Un fraude es definido como el conjunto de acciones que pueda tomar una persona para enriquecerse personalmente, “a través del uso inapropiado o la sustracción de recursos activos de una organización”.

Tipos de Fraude en una compañía:

Internos: Proveniente de los propios empleados

Externo: Por parte de terceros ajenos tales como clientes o proveedores

Mixto: Cuando hay connivencia entre ambas partes. Por ejemplo un empleado pacta con un cliente entregar mercadería de calidad superior a precios más bajos para luego recibir una comisión.

 

Según la naturaleza de la defraudación:

Material: Cuando se produce robo o desaparición sobre los bienes de la empresa. Esto no solo incluye a la mercadería sino también a los fondos y valores que se manejan.

Financiera: Cuando se produce con la alteración de registros o movimientos de fondos irregulares

Fiscales: Cuando se evaden los tributos

Informática: Cuando se roba información sensible

fraude empresarial

Según las estadísticas, el fraude afecta en un 40% a las compañías de menos de 100 empleados y se devora, a escala internacional, el 7% de la facturación anual de las empresas. Esto puede incrementarse en algunos países donde el sistema judicial no está aceitado para resolver en estas causas, o donde la mayoría de los empleados están disconformes con sus condiciones de contratación, y los controles internos no suelen ser muy exhaustivos.

Recordemos que no todas las pequeñas y medianas compañías tienen un sistema de control interno efectivo. El control interno es aquel proceso de ejercitar una influencia que permita controlar que no existan desviaciones con respecto a los objetivos planteados y tampoco que existan resultados no deseados.

Una forma de control por ejemplo es la separación de funciones. Si una persona es la encargada de cobrar, registrar y depositar el dinero, es más probable que si la misma desea actuar de forma deshonesta sea mucho más difícil de descubrir que si estas tareas están separadas y repartidas entre diferentes personas.

Otra falla de control muy frecuente es la falta de autorización para realizar transacciones como sucede con la función de pagos, se puede inventar un gasto y utilizar esa excusa para retirar dinero en forma injustificada.

Por ejemplo hay un caso en el que se tuvo que hacer una auditoría externa de un Gimnasio porque creían que podían estar siendo objeto de fraude interno. Cuando fueron a la administración, detectaron que faltaban 1000 dólares en la caja. Se lo plantearon a la tesorera y administrativa y ella dijo que, en seguida, lo solucionaría. A continuación inició el programa contable y, sin mala intención, inventó en el momento un gasto por 1000 dólares. Es imposible mantener las cuentas claras, si la persona que maneja la caja puede hacer ese tipo de modificaciones en los balances.

Las mejores herramientas para prevenir el fraude son: la eficacia del control interno, la capacitación de los recursos humanos dedicados a esta especialidad, y una adecuada política de difusión de valores, donde la cultura de los premios y castigos esté siempre presente.

Lo importante es saber detectar las fuentes principales de riesgo, sobretodo las que involucran manejo de dinero por la tentación y las que representan movimientos y custodia de bienes y mercaderías.

Frente al fraude, no se puede ser indiferente. Todos los integrantes de la empresa tienen que ser testigos que, ante las conductas irregulares –aunque no lleguen a constituir delito pero que atentan contra los valores definidos como políticas corporativos-, posibiliten que los responsables sean sancionados.

Un factor que está relacionado con el robo interno en la compañía son las condiciones laborales y el sueldo que recibe el trabajador. Si hay empleados disconformes con la paga es muy probable que los mismos pongan a trabajar su creatividad encontrar la forma de sacar provecho de situaciones de manera ilegal.  De acuerdo a las estadísticas un 10% de los recursos humanos está dispuesto a cometer fraude, mientras que otro 10% nunca lo hará por razones de principios y formación ética. El otro 80% se calcula puede cometer un fraude solo si se le presenta la oportunidad. Dicho esto un consejo importante es mantener un ambiente empresarial cálido y con buenas condiciones laborales.

 

De acuerdo a los especialistas es muy difícil conocer la honestidad de una persona en el proceso de reclutamiento pero si existen una serie de pruebas que se pueden aplicar, para intentar minimizar el margen de error. “El candidato ideal para una búsqueda no existe. Pero podemos apelar a distintos instrumentos para medir comportamientos distorsionadores: análisis exhaustivo del curriculum, entrevistas inicial y en profundidad, y otras pruebas que no van a ser iguales para todos los perfiles. Se trata de aplicar algunos tests más proyectivos; otros, objetivos; o responder preguntas de un inventario de personalidad, entre otras herramientas. Especialmente, en puestos en los que se maneje mucho dinero, es fundamental la trayectoria de la persona. “Y es muy importante que, en las entrevistas de selección, le pueda preguntar por los problemas y dificultades que tuvo en sus empleos anteriores. Es raro que alguien ‘nunca’ haya tenido dificultades en su desempeño.

Ahora bien dijimos que no solo está relacionado con el perfil del empleado sino también por las condiciones de trabajo que deben ser óptimas o al menos respetables si se quiere evitar que se cometan actos fraudulentos.

Como conclusión entonces debe existir un compromiso de ambas partes y ofrecer un clima de trabajo apropiado.

 

Que hacer en el caso que se descubra el robo interno

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Lo primero que se debe hacer es actuar fríamente para no levantar sospechas y permitir que se pueda resguardar la mayor cantidad de documentación posible que luego va ser utilizada para probar el fraude. Se debe definir una táctica a corto plazo como separar a la persona del cargo, o dejarla en funciones para hacer correr una investigación y consultar inmediatamente a un abogado.

Si el fraude es grave, deriva en una situación legal por eso es indispensable contar con un abogado que complemente su trabajo con el de un investigador que recoja evidencias suficientes para incriminar a los culpables en el litigio. La recolección de pruebas debe hacerse en el marco del derecho de las personas, es decir no se puede invadir los correos electrónicos de los empleados o abrir sus lockers o casilleros a la fuerza ya que se invalidan las pruebas.

 

Una de las mejores formas de realizar investigación de los hechos u actos sospechosos es utilizando la informática forense que se encarga de analizar todos los movimientos y acciones que se realizaron desde un ordenador mediante el uso de aplicaciones especiales de seguimiento y almacenamiento de información.

Los investigadores también apelan a investigar el patrimonio de la persona que está sospechada, y de sus familiares o posibles testaferros. Allí aparecen, muchas veces, datos interesantes; porque, en general, los defraudadores no profesionales suelen dejar esos flancos libres. Como se decía más atrás, la mayoría de quienes cometen fraudes lo hacen pensando que nunca serán investigados.

Un aspecto fundamental que muchas pequeñas empresas dejan de lado es la normativa interna de controles que debe existir en toda compañía también conocido como reglamento interno. Tiene que tener la característica de adaptarse a la realidad, estar actualizado y seguir paso a paso cada uno de los procesos involucrados y ejercer un control de calidad en cada etapa. Por ejemplo cada vez que se retire dinero, el mismo debe estar autorizado, hacerse mediante cheque, registrarse en planillas y contabilidad, etc.

En materia defraudatoria, no importan la cantidad del perjuicio, sino las conductas. Frente a un fraude, siempre hay un delito, que puede tener un efecto multiplicador dentro de una organización. El fraude no debe ser admitido, en cualquiera de sus formas

 

¿Cuándo conviene avanzar en una investigación, o en una causa judicial?

Existen 2 opiniones al respecto. La primera señala que siempre se debe denunciar e ir a juicio, la segunda corriente y la más aceptada es evitar el juicio haciendo que el empleado devuelva la totalidad de lo que ha robado. De esta manera se evita todo el proceso judicial que puede tomar varios años y requerir gastos e investigaciones extensas. Se calcula que tan solo un 25 a 30% de los fraudes van a juicio.

 

El factor sorpresa

En una reconocida empresa con oficinas administrativas en varios países de la región, el gerente de la oficina tenía muchos deudores incobrables. “Un día, revisando los balances, vimos que esta persona había ‘recuperado’ US$ 100.000 de un deudor. Pero el dinero no estaba registrado en ninguna parte. Para entender qué pasaba, fueron a la oficina de ese país y empezaron a entrecruzar información. El gerente nos dijo que había puesto la plata en un plazo fijo, porque daba buenos intereses, acción para la que no estaba autorizado sin informar a la central.

Así, el contador decidió ir a buscar información al banco en que estaba ese plazo fijo y comprobó que la información era veraz. El problema apareció cuando pidió que le informaran los movimientos de ese plazo fijo. Entonces, detectó que el gerente había retirado los intereses y no los había ingresado nuevamente en la caja de la compañía. Con esta maniobra, se garantizó medio sueldo más por varios meses.

En este caso, la empresa decidió echar a ese gerente, creó una cuenta bancaria global, que requería la aprobación desde la central para ciertas operaciones, y acentuó los controles de los deudores. El factor sorpresa fue clave para el éxito de esa investigación. Caso contrario, el gerente hubiera sacado el dinero y podría haberse excusado en que se olvidó de completar el ingreso en el registro contable.

 

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Herramientas para prevenir

  • Uno de los mecanismos más sencillos de implementar es la línea directa anónima que permita a los empleados poder hacer denuncias de fraude interno que tengan conocimiento o sospechas.
  • Realizar auditorias sorpresivas cada X cantidad de tiempo para detectar en el momento las áreas que tienen problemas y faltantes.

Desarrollar un código de ética. Debe haber manuales de conducta y una política clara de recursos humanos.

  • Utilizar software que permita entrecruzar datos es una excelente alternativa. El caso de una farmacia que registraba salidas de medicamentos que no se relacionaban con lo facturado en las cajas pudo detectarse mediante la implementación de estas aplicaciones que llevan en tiempo real el stock, las ventas, devoluciones, etc.
  • Generar un buen sistema de registros de todos los movimientos de la empresa, incluyendo el stock.
  • Delimitación de tareas incompatibles. Tesorería y contaduría; vendedores y cobranzas; compras y pagos; etcétera.

 

Por el hecho de existir este tipo de procedimientos y los empleados saber de esto, se previene y desanima el delito.

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