Cómo organizar una empresa

organizar empresa“Un emprendedor ve oportunidades allá donde otros solo ven problemas”. Así lo expresa  Michael E. Gerber, creador de “El mito del emprendedor”, una clara explicación sobre cómo las falsas creencias hacen fracasar a las pequeñas y medianas empresas.

Es que cada año se inician cientos de nuevas empresas y negocios, pero muchos sucumben antes de los primeros tres años, y sólo unos cuantos superan los primeros cinco años de vida.

Iniciar cualquier emprendimiento económico siempre conlleva muchos desafíos. No basta con conocer el negocio, contar con los recursos necesarios y sentir pasión por lo que se hace. Para alcanzar el éxito hay que saber cómo organizar una empresa. La clave primordial para mantener los buenos resultados en el tiempo. Pero antes de comenzar cabe preguntarse si lo único que moviliza este deseo es el ansia de ganar dinero. Porque si esta es la razón primordial, será difícil entonces persistir en los momentos de dificultad y no bajar los brazos antes de tiempo.

Es importante tomar la iniciativa teniendo en cuenta habilidades personales, conocimientos previos o ámbitos en los que nos sentimos más capaces. Porque finalmente aquello que más apasiona es también lo que más moviliza y empuja a actuar.

Una vez que se tiene claro el rubro y el objetivo a alcanzar, hay que planear una buena estrategia para lograrlo. Una buena planificación ayuda a clarificar las ideas y darles forma. De esta manera se pueden  analizar los recursos económicos y materiales con los que se cuenta, determinar las prioridades sobre aquellos de los que aún no disponemos, evaluar quienes son nuestros colaboradores, cuál es su potencial y cuál puede ser su principal aporte sobre cómo organizar una empresa.

Otra decisión fundamental es cómo se va a financiar el proyecto, porque no hay plan si un buen presupuesto capaz de financiarlo. De manera que prontamente habrá que definir si es suficiente con el capital propio o habrá que buscar asociados. También investigar y evaluar cuales son las líneas de crédito más convenientes del mercado. Estas suelen ser las que ofrecen plazos más extensos de pago y menores índices de interés. Si fuera necesario solicitar un préstamo al banco, es importante conocer de antemano cuales son los requisitos exigidos y que documentación debe acompañar la solicitud. Esta tarea previa de recabar información y realizar los trámites pertinentes en tiempo y forma, hará luego más sencillo y rápido el otorgamiento del crédito.

Un paso táctico consiste en distribuir eficazmente las tareas y los roles. Resulta fundamental la elección de la persona encargada de liderar el proyecto, porque será la encargada de conducir la nave a buen puerto. Debe ser alguien que cuente con buenas habilidades para la comunicación y las relaciones interpersonales, práctico, ejecutivo y dinámico.  Que sepa gestionar además de priorizar las metas y distribuir las tareas. Un buen líder sabe planificar, dirigir y delegar. Pero también puede ponerse a trabajar a la par de su equipo si la situación lo requiere. Porque sabe que es una fuente de inspiración cotidiana para quienes trabajan codo a codo con él.

Todos los recursos humanos con los que cuenta el emprendedor  también son parte de su capital. Y este capital humano, al igual que el material, debe ser cuidado, supervisado y bien empleado. En la medida en que la actividad comienza a desarrollarse y se consolida, en muchas ocasiones aparecerán otros negocios asociados al primero. Por ejemplo, se puede iniciar con un pequeño negocio que se dedica a la venta de comidas elaboradas. Pero con el tiempo, y de acuerdo con las necesidades de los clientes, puede agregarse un servicio de postres y pastelería y también uno de bebidas.

En estos casos siempre es importante prever la necesidad de una nueva capacitación y entrenamiento específico para los trabajadores con que se cuenta. Lo que en un primer momento podría evaluarse en una inversión de tiempo y dinero, al corto o mediano plazo redundará en el mejoramiento de los servicios que se presta, en el aumento de la calidad y una mejor satisfacción de los clientes. Este es un factor que también vale la pena considerar a la hora de gestionar.

También es fundamental estar atento a las variaciones del mercado y las nuevas tendencias de hábitos y consumo. Mantener una estructura flexible, capaz de adaptarse con facilidad ante cambios imprevistos, en un recurso muy valioso a la hora de enfrentar etapas de crisis o procesos de cambio. Y en definitiva esto aportará una mayor  capacidad para definir  cómo organizar la empresa de acuerdo con este nuevo contexto. Además de brindar herramientas sólidas para  reformular objetivos y estrategias que permitan sortear los obstáculos que se presenten con mayor rapidez y hallar soluciones creativas. Cómo solía afirmar Graham Bell, inventor de la telefonía, “nunca andes por el camino trazado, pues te conducirá únicamente hacia donde los otros fueron”.

Familiarizarse con la nueva tecnología y las posibilidades que esta ofrece es vital a la hora de definir cómo organizar la empresa. Un emprendedor exitoso debe estar al tanto de estos cambios y de qué manera pueden contribuir a mejorar su negocio. Que herramientas son más útiles para el trabajo, mejorar la línea de producción, facilitar la comunicación dentro y fuera de su empresa y facilitar el contacto con sus clientes.

Otro aspecto importante a definir es el sitio en el que piensa ubicar a su empresa. Ello requiere  tomarse el tiempo para analizar aquellos factores que pueden influir en el desarrollo comercial de su negocio. Por ejemplo el tráfico de público existente en el área elegida, facilidad de acceso con transporte público, zonas de estacionamiento disponible, la cercanía de otros negocios del rubro y las características socioeconómicas del vecindario. La ubicación del local y oficinas debe ser siempre seleccionada de acuerdo con el rubro que se ha elegido, de manera que sea la de mejor y más fácil acceso para nuestros potenciales clientes y proveedores.

Gestionar para promover un buen negocio, tiene mucho que ver con prepararse para una competencia deportiva: hay que entrenarse muy duro, conocer bien al oponente, dar lo mejor de sí cualquiera sea el lugar que se ocupe dentro del equipo y salir a ganar. Y hay ciertas características que vale la pena cultivar si se quiere alcanzar el éxito:

–          Tener confianza en sí mismo.

–          Ser perseverante.

–          proponerse metas claras y realistas.

–          Saber apreciar las oportunidades.

–          Tomar siempre la iniciativa.

–          No dejarse llevar por el desánimo en los momentos difíciles.

Este último resulta de gran ayuda al momento de lidiar con la competencia. Es fundamental conocer cuáles son sus fortalezas y debilidades, como trabaja y que productos o servicios ofrece. Contar con esta información será muy útil a la hora de definir cómo organizar una empresa y de delinear las características del producto o servicio que se va a ofrecer, para que pueda posicionarse mejor en el mercado. Será preciso conocer bien a sus potenciales clientes, comprender sus necesidades, gustos y hábitos de consumo.

Otro aspecto crucial será crear una buena estrategia de ventas y comercialización. Todo emprendedor no es necesariamente un buen comerciante, ni conoce las mejores técnicas para atraer y mantener a los clientes. Conviene definir este aspecto antes de salir al mercado y testear los resultados periódicamente. Porque sin clientes no hay negocio que subsista. Y en un mundo altamente competitivo, los clientes prefieren sentir que están frente a verdaderos expertos en su campo.

Si los conocimientos sobre el producto o servicio que se ofrecerá son mínimos siempre conviene asistir a todos los cursos de capacitación posibles o asociarse con un experto en el rubro. También resultará de utilidad escuchar a los proveedores puesto que son quienes mejor conocen las opciones del mercado. Ellos tienen trato cotidiano con una buena cantidad de negocios similares y saben cuáles son los requerimientos más frecuentes de los competidores y su clientela. Sin tomar todo al pie de la letra, vale la pena evaluar las opiniones y observaciones que ofrezcan.

Y un detalle no menos importante: un buen emprendedor debe darse tiempo para disfrutar de la vida  y cuidar su bienestar. Para ello es importante organizar muy bien la jornada de trabajo, de modo que cada día también haya momentos libres para realizar actividad física, compartir con la familia y divertirse. Volverse un adicto al trabajo no es garantía de éxito, más bien redunda en el descuido de los lazos afectivos y la salud, lo que a la larga opacará cualquier logro comercial por más exitoso que sea; y en lo estrictamente laboral, no por nada se han determinado 8 horas para la mayoría de las laboras. Más allá de ese tiempo, el cuerpo del ser humano deja de rendir de igual manera y se vuelve contraproducente.

 

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