Cómo organizar el área financiera de tu empresa

organizar finanzasAntes de analizar la estructura organizativa de la función financiera, es conveniente determinar la ubicación de las finanzas dentro de la organización. Las actividades en una empresa son producir, vender y financiar. La financiera es la más difícil de descentralizar.

Entendiendo por esto a la delegación de autoridad suficiente para tomar decisiones que comprometan a políticas generales de la empresa. Entonces al incluir decisiones de largo plazo que hacen al cumplimiento de los objetivos de la empresa, las decisiones deben estar en el más alto nivel de la organización.

Además, la centralización, en algunos casos, produce economías de escala en los resultados Por ejemplo el caso de empresas con sucursales, en las cuales en una de ellas faltan fondos y en la otra sobran.

Ahora, para encuadrar a la estructura, no debemos perder de vista que estamos frente a un campo específico de la Administración en general (recordar los conceptos de Planear. Organizar, Dirigir, Coordinar y Controlar). Entonces dentro de ese marco conceptual genérico, se deben insertar los objetivos específicos del área finanzas. Estos son recordemos, básicos y específicos. Básicos, maximización del valor actual neto de la empresa, y específicos, rentabilidad y liquidez.

Para determinar las actividades especificas, se debe primeramente determinar las metas sectoriales, pero en general podemos hablar de planificación , administración de flujos de fondos, análisis económico- financieros, inversiones de corto y largo plazo, determinación de la estructura de inversión y financiamiento, evaluación de proyectos de inversión, relaciones con las instituciones financieras y custodia de valores.

Áreas de interés

No se pretende que la función financiera sea la más importante de todas las funciones dentro de una empresa, pero no se debe perder de vista que aun cuando estén compatibilizadas las distintas áreas y sus decisiones, cualquier decisión afecta casi siempre a finanzas, porque ellas implican asignación y reasignaciones de recursos y fondos v todo ello debe contribuir al objetivo básico cual es la de la maximización del valor actual neto de la empresa.

Tampoco se tiene que pensar en términos de que el responsable de mercadotecnia proyecta las ventas, el personal de producción determina los activos necesarios para producir y el administrador financiero obtiene el dinero para llevar a cabo el proyecto. El responsable de las finanzas debe trabajar en forma conjunta con las otras áreas de la empresa para lograr la óptima conjunción de orígenes y aplicaciones de fondos. Determinar qué volumen de activo se necesita, qué distribución, cuáles son los niveles óptimos y cómo se financian.

Para mejor administrar un conjunto de bienes, no sólo se tiene que tener un conocimiento acabado de cuáles son éstos y qué debo sacrificar para conseguirlos, (recordar que los bienes son escasos y para disponer de uno de ellos, renuncio a la disposición de otro), sino con qué recursos cuento para adquirirlos y cuál es el rendimiento de esos bienes que justifiquen ese sacrificio. No se tiene que perder de vista el objetivo general de la empresa, maximizar la riqueza de los accionistas, y ésta se logra con la combinación óptima de todas sus decisiones.

En esta idea, el papel del Gerente Financiero se ha convertido en parte fundamental de la creación de riqueza y por lo tanto formar parte de la más alta dirección, dependiendo obviamente del tamaño e importancia relativa del negocio. Pero, en mayor o menor medida, cualquiera sea el tamaño, cualquiera sea la forma y cualquiera sea el objetivo del ente: en todas las actividades y decisiones se encontrara presente el aspecto “financiero”.

Sin embargo durante mucho tiempo se relacionó al encargado financiero con las tareas de tesorería. Efectivamente están relacionadas, pero sin menoscabar su importancia, como bien dice Solomon, éstos realizan tareas que se clasifican mejor como funciones administrativas incidentales a finalizas, que como administración financiera propiamente dicha, tales como custodia de los fondos y valores, registro detallado de las transacciones de ingresos y egresos, etcétera

Según Weston el administrador financiero se ocupa de básicamente tres cuestiones:

  • Mercado de dinero y capitales: Bancos y demás instituciones financieras. Debe conocer los factores que causan que las tasas de interés suban y bajen, regulaciones a las que están sujetas las instituciones, instrumentos financieros, además de conocimientos generales de administración de negocios.
  • Inversiones: Instituciones de corretaje, bancos o analistas de valores, compañías de seguros, carteras de inversiones. Debe conocer sobre análisis de valores individuales y determinación de mezcla óptima de valores para inversionistas
  • Administración financiera: Aplicable a todo tipo de empresas. Hay que decidir sobre expansión de plantas, tipo de financiamiento, términos de crédito, niveles de inventario, niveles de efectivo, distribución de dividendos, tasa de crecimiento.

Entonces la responsabilidad del administrador financiero abarca:

  • Preparación de pronósticos y planeación
  • Decisiones de inversiones
  • Coordinación y control Mercados financieros.

Finanzas a corto y largo plazo

Se debe tener presente que así como hay objetivos generales también hay objetivos sectoriales. Si bien los segundos son subordinados de los primeros, dentro de la empresa se produce una constante negociación por la priorización de ellos es necesario compatibilizarlos.

Para ello no se debe perder de vista los tipos de decisiones en la empresa. A largo plazo (política) y de corto plazo (rutina). Esta última comúnmente llamada metas. Las decisiones de rutina pueden ser delegadas a niveles inferiores, son programables y pueden ser modificadas más rápidamente.

Por ejemplo el Gerente Financiero delega la tarea de custodia y registro de valores, pero no la de participar en la decisión de una ampliación de la planta.

Metodología

Hay que determinar para quién es el análisis de la situación financiera, actual o futura. Los demandantes de información pueden ser inversores o acreedores (tanto de corto como de largo plazo)

Los acreedores de corto plazo se preocupan generalmente por la generación inmediata de fondos que satisfagan sus créditos, normalmente operativos.

Los inversores y acreedores a largo plazo se preocuparan no sólo por la generación de fondos al vencimiento de sus acreencias sino también en la generación de resultados positivos en el tiempo. Su visión es más estratégica ya que se encuentra ligada en cierta forma, a la propia subsistencia de la empresa. Dependiendo ésta, a su vez de la capacidad de generar beneficios, tanto a corto como a largo plazo y con la formación de liquidez.

Situación Financiera y Económica

Otro aspecto que a veces se presta a confusión es el de la situación financiera y económica. La situación económica es afín a los resultados operativos y la situación financiera está relacionada con el fluir de efectivo.

Ejemplo: Si trabajo en relación de dependencia, y me encuentro en el día 26 del mes, mi situación financiera posiblemente sea mala (no tengo efectivo disponible), pero mi situación económica es buena, ya que al tener trabajo, tengo la certeza de generar un flujo de fondos positivo: en el ejemplo, en el corto plazo. Es decir tengo posibilidades ciertas de cumplir con mis compromisos. Ahora, si estoy sin trabajo, mi situación financiera es tan mala como mi situación económica.

Relaciones con las otras áreas de la empresa

Como ya vimos, todas las decisiones que se toman en el resto de la empresa afectan a las decisiones financieras. Por lo tanto existe una intima relación de las finanzas con las otras áreas. Influyéndose mutuamente y recíprocamente, necesitándose cada una de ellas para cumplir con su función básica, y entre todas cumplir los objetivos de la firma, cual definimos como máximo VAN.

Relaciones con el medio externo

Las relaciones con el medio externo son muy amplias y vanadas. Por ejemplo si tiene que decidir sobre financiamiento, entonces debe conocer sobre mercado de capitales y financieros.

Debe conocer de cambios tecnológicos porque éstos seguramente afectarán el nivel de inversión, lo que a su vez afectara el mercado de los competidores, y volverá a cambiar la estructura de financiamiento. Además tiene que conocer y estar al tanto de variables macroeconómicas que afecten decisiones estratégicas de la firma.

¿Qué relación hay entre Finanzas y contabilidad?

Las finanzas existen independientemente de que exista contabilidad, y es anterior a ella. En cualquier organización, por más pequeña y rudimentaria que sea y aunque intuitivamente, se toman decisiones financieras, puede no llevarse ninguna clase de registración contable.

Además, no son materias antagónicas, sino complementarias. La Contabilidad forma parte del sistema de información de un ente, y ésta, junto con las finanzas provee de información al ente. Existen hechos u operaciones de carácter financiero, que deben ser reflejados y obviamente registrados por la Contabilidad.

Sin embargo, ésta mantiene su individualidad y sigue sus reglas y principios. Y la información que ésta genera sirve también a las finanzas, aunque alguna de esta información deba ser adecuada al herramental de la Administración Financiera. Por ejemplo, la Contabilidad se basa en el criterio del devengado y las Finanzas, en algunos aspectos, por el del percibido.

Las finanzas asignan importancia sustancial al valor del dinero en el tiempo, al cómputo del costo del capital propio y al riesgo. Pero una, no invalida a la otra, cada una complementa a la otra manteniendo sus propios criterios. La Contabilidad trabaja con información de lo ya acontecido (ex-post), mientras que una de las tareas básicas es la proyección y la planificación, por ello se basa en muchos casos en el análisis ex-antes.

 

Herramientas

No es posible hacer un enunciado total de las herramientas de que se nutre. Sin embargo se puede intentar mencionar algunas para tener alguna idea de cuáles son. Algunas son herramientas propias y especificas y otras son compartidas y/o generadas por otras áreas. Podemos dividirlas entre las que utilizamos para conocer la situación actual de aquellas que nos sirven para proyectar resultados y estructuras.

A título de ejemplo mencionamos:

  • Estados contables
  • Ratios
  • Sistema de presupuestos
  • Pronostico de flujo de fondos
  • Relación costo volumen utilidad
  • Ventaja operativa y financiera
  • Punto de equilibrio
  • Métodos de determinación de costo de capital
  • Herramientas de matemática financiera
  • Valuación de proyectos de inversión
  • Métodos para determinar la inversión de capital de trabajo

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