Como administrar una empresa





como administrarAdministrar una empresa es no es para cualquiera, aunque se puede enseñar a una persona cómo se administra tal o cual cosa, un administrador capaz de hacerlo en cualquier organización que se presente es una persona que tiene características y habilidades diferentes a las de un empleado que aprende a hacer un trabajo.

Para saber cómo administrar, entonces, puedes aprender del administrador anterior y seguir su sistema al pie de la letra, pero debes pensar que por algo esta persona ya no está en su cargo y es probable que sea porque su sistema de administración no era el mejor.

Sabemos que administrar es dar forma, uso y actividad a cada una de los elementos que existen para que funcione una empresa, entonces una persona que intente como gestionar, deberá ser capaz de conocer, entender y crear formas de organización, procesos de producción y funciones de los cargos de la organización que se fuera a administrar.

Puedes aprender a gestionar siguiendo la carrera universitaria, que te ofrece una licenciatura o terciaria que se llaman del mismo modo; la licenciatura te formará como una persona capaz de ser consultor o administrador, es decir te dará herramientas para crear o testear los mecanismos de administración de una  organización cualquiera sea su rubro o característica.

Dentro de los cómo administrar una empresa también está el proceso previo a la implementación del sistema que es crearlo, y como buen administrador debes saber cómo definir los objetivos y elegir las políticas de acción que corresponden o convienen a la organización que se administrará luego.

También, la administración se refiere a medir las consecuencias de las obras que esta realiza sobre la sociedad en la que funciona y el medio ambiente, un buen administrador debe saber interpretarlas y además diseñar estrategias para que los responsables puedan continuar, mejorar o modificar el accionar y de este modo cumplir con lo que se denomina responsabilidad social de una empresa, y que es justamente esto de participar en la comunidad en la que está inserta y cuidar la ecología, especialmente en el caso de las empresas que pueden generar contaminación, pero también se refiere a la cantidad de papel que se utiliza para los procesos administrativos o la cantidad de basura que se genera diariamente, por nombrar algunos ejemplos comunes.

Otra de las funciones que se tienen como administrador de una empresa es la de elegir o asesorar en la selección de personal, esto es porque uno sabrá qué tipo de trabajador es más indicado para un puesto de trabajo determinado y habiendo realizado la estructura y organigrama, podrá hacerlo mejor que nadie, entonces, para entender cómo administrar una empresa, también será necesario que la persona sepa de recursos humanos y cómo evaluar las capacidades de cada postulante, sea como consultor o como desarrollador.

Otra de las capacidades que debe poseer en una persona que sepa cómo administrar una empresa es, una vez que se está previsto el plan de funcionamiento, cómo será la el uso del presupuesto, hacia dónde apuntarán las inversiones y deberá realizar los estudios de mercado necesarios para determinar cuáles serán las mejores decisiones financieras y de financiación que debe optar la empresa, teniendo en cuenta si se trata de una organización privada o que tiene intervención o es propiedad del Estado.

En el mismo sentido, para mejorar la producción y ganancias de la organización quien la administre deberá saber diseñar procesos de logística, formas de producción y de comerciar, sea en el mercado nacional como en el del exterior, interpretando los mercados y sabiendo cómo insertar a la compañía dentro de estos. Dentro de las actividades que se involucran aquí, está por ejemplo la necesidad de implementar planes de negocios y tener un objetivo claro de la misión de la organización que se administra.

Esto determina que para entender gestionar, la persona o el grupo de personas deben tener una visión global del mercado, de las necesidades hacia adentro de la organización y también de las necesidades hacia afuera, es decir, qué y cómo se trabaja y qué y cómo se relaciona la firma con su entorno y competidores.

No son tareas sencillas de cumplir, y existen además varias personas que pueden encargarse de estas actividades mencionadas por eso, para administrar una compañía se puede contar con un licenciado que pueda tomar parte de todas las aristas del trabajo, o conformar un grupo de especialistas que trabaje de forma conjunta.

Pero esto parece ser de aplicación para organismos del Estado, firmas multinacionales, o las comúnmente llamadas grandes, en el caso de las pequeñas y medianas, también se necesita saber cómo organizarse pero, quizás las necesidades son menores y una persona que tenga capacidad de emprendedor pueda lograr administrarla de forma eficaz.

Para los casos de entidades más pequeñas, el cómo administrarse no se aleja mucho de lo comentado, pero quizás se centra más en las necesidades de desarrollar o mejorar los procesos de producción y venta, de coordinación y acción del personal, y de relación de la firma con su entorno inmediato, es decir el barrio en donde se encuentra, que será más o menos importante dependiendo de la actividad que realice.

Entonces, para saber gestionar pequeña, la persona encargada deberá conocer de planificación, esto es desarrollar un sistema o plantilla que guiará las acciones del sector de compras y el de ventas, incluyendo precios mínimos y máximos a los que se puede comerciar, teniendo en cuenta para esto el presupuesto de la empresa y cómo son sus gastos, cosa que también podrá revisar para hacerlo más eficiente. El objetivo de la planificación de funcionamiento será que la compañía tenga mejores ventas y más ganancia.

Para este punto del saber cómo organizar una firma, el uso del dinero disponible y la previsión de dinero entrante debe ser muy cuidadosa. Será fundamental generar un sistema de control de gastos, de ingresos y de obligaciones que debe ser evaluado periódicamente para delinear las estrategias de comercialización a corto plazo. La mejor forma de lograr esto es que el administrado conozca bien los recursos con los que cuenta la compañía, en  esto debe incluir en qué y cuánto gasta la empresa para su funcionamiento y hacer más eficaz ese gasto, conocer la forma en la que se desempeña cada empleado o jerárquico y decidir cómo mejorar su desempeño en pos de aumentar las ganancias, incluyendo aquí la necesidad por ejemplo de mejorar la tecnología con la que se trabaja o de disponer de algunos cargos que realmente no estén cumpliendo con el objetivo.

Esto que fue nombrado en el párrafo anterior tiene que ver directamente con la forma en la que se trabaja, parte muy importante del cómo administrar una empresa de forma exitosa está en el diseño de un organigrama de funciones que esté acorde al tamaño y las necesidades, interpretando si las personas que los cubren son ideales para hacerlo, o si todavía no existen, crearlos.

Pero todos estos sistemas creados no son inamovibles o inmodificables, es tarea del administrador saber modificarlos a medida que las exigencias de la firma crezcan o el escenario en el que se mueve cambie, por ejemplo, la situación económica puede variar y sería necesario modificar algunos procesos para hacerlos más efectivos, pensando siempre en el bienestar de la compañía, pero también en el impacto social que las decisiones pueda tomar, tengan en la sociedad o el barrio donde se encuentra, muchas veces, utilizando la creatividad y las soluciones alternativas, por ejemplo, para no dejar sin trabajo a muchas personas o para evitar que la disminución de la producción o la dificultad para producir provoquen problemas al desarrollo cotidiano del barrio.

Saber gestionar no es tarea sencilla, hacerlo bien, como vimos supone tener en cuenta una gran cantidad de variables, pero si se logra un sistema de organización fuerte, que contemple básicamente el objetivo de la compañía y el control preciso de ganancias y gastos, es muy probable que se alcance una estabilidad que permita luego afinar las políticas relacionadas con la calidad y forma de trabajo del personal, la relación de la empresa con el lugar donde está instalada y su responsabilidad social, que luego será exigida, si se sabe o se nota que la empresa es un espacio confiable.

Si te toca encargarte de la gestión, sea porque inicias tu negocio o porque eres emprendedor y como empleado notas que la organización para la que trabajas, o al menos tu sector puede mejorar, entonces, siéntate y planifica con tiempo, cuidado y exactitud, los procesos de trabajo de cada una de las tareas que se desarrollan, desde la más mínima a la más compleja, los costos que tiene cada una y las formas en las que supones pueden mejorarse. Luego, preséntalo bien, haz si puedes una presentación audiovisual para que tu propuesta sea aceptada mejor y luego muéstralo a los directivos o a tus empleados, para que comprendan a dónde quieres llegar y puedan apoyarte en el proceso.

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