7 Secretos sobre Organización y Administración del tiempo

gestion tiempo El día cuenta con 24 horas tanto para jóvenes, viejos, ricos y pobres. No se puede aumentar minutos pero si aprovecharlos mejor. El tiempo es un valioso recurso, y el éxito se logra únicamente planificándolo.

A los gerentes se les paga por el empleo eficaz de su día. Su con­tribución es un resultado directo de la forma en que lo emplean, de cómo lo distribuyen según las prioridades.

El Líder no permite que la corriente continua de acontecimien­tos externos, de peticiones, de llamadas telefónicas y de emails determinen el empleo de su tiempo. El asume el control del mismo y lo planifica cuidadosamente.

No recarga su agenda con demasiadas reuniones ni con demasiados viajes. El Líder no permite que otros manejen su horario, ni que determinen cosa distinta de lo programado por él.

Programa su calendario de tal modo que in­cluya una cantidad razonable de espacio libre para poder ocuparse de las contingencias. Con la práctica llega a saber la frecuencia con que su jefe podría requerir urgentemente de sus servicios y planifica su tiempo de conformidad.

Su gente estará enterada de que el Líder asigna una hora libre a las 9:00 am y a las 2:00 pm todos los días, y que ése es el momento más oportuno para llamar­lo o verlo por cinco minutos.

 

El Líder también planifica con mucha anticipación, incluso, hasta con un año de anticipación, las fechas de evaluación de de­sempeño, las sesiones formales de información, las evaluaciones de progreso y, desde luego, las vacaciones.

Lo último que haría el Líder sería permitir que su secretaria programara su agenda para luego descubrir que no solo tendrá que cancelar reuniones cuando surjan pro­blemas inaplazables, sino que tampoco le quedará disponible para las evaluaciones de desempeño, las sesiones de información y las evaluaciones de progreso.

 

7 Consejos para una gestión eficaz del tiempo

organizar agenda

  1. Definir objetivos y prioridades: Siempre se debe priorizar lo urgente y lo importante en primer lugar. Debemos establecernos metas de cumplimiento y no distraer nuestra atención hasta haber cumplido esas expectativas en forma diaria.
  2. Controla en que gastas tus horas: Lo que no se mide, no se puede mejorar dice una reconocida frase. Debes analizar todo lo que sucede en el día a día y tomar nota de las cosas que te demandan tiempo perdido. Pasar mucho rato en las redes sociales, leyendo noticias o en actividades ociosas puede significarte la pérdida de competitividad y por eso es un factor que debes considerar para corregir esos malos hábitos.
  3. Planea tus días: No seas como un perro que abre los ojos al despertar y no sabe que sucederá a lo largo de su jornada. Días anteriores debes ir programando todos los eventos y la lista de pendientes a realizar durante la semana. Lleva una agenda o un calendario con los eventos.
  4. No dejes asuntos para después: Una regla importante a seguir es que si aparece una tarea que demanda tu atención, si la misma es fácil y toma menos de 20 minutos debes ejecutarla en el preciso instante que aparece. Evita posponer cualquier asunto.
  5. Aprende a Delegar: Debes ser consiente que no puedes realizar todas las cosas por ti mismo. Es importante saber delegar en forma adecuada y responsable las cuestiones que sabes no podrás resolver de acuerdo a tu planificación.
  6. Saber decir “NO”: Si tienes conocimiento de que por falta de tiempo no vas a poder cumplir con lo propuesto, no sigas tomando encargos o acumulando tareas o invitaciones. Recházalas con anticipación para seguir enfocado en lo que ahora es tu prioridad.
  7. Utiliza software de planeamiento: En el mercado existen muchas aplicaciones para tu ordenador o dispositivo móvil que puede ayudarte con la planificación de tu agenda. Una de ellas es Evernote que además sincroniza tus eventos con todos tus dispositivos. Google Calendar es otra gran opción que incluso te permite compartir con varios usuarios.

 

aplicarhoy

Prepare una lista de pendientes para la conformación de su agenda y asigne prioridad a lo urgente e importante.

Utilice algún software de planificación y agenda

 

Si la respuesta a alguna de las siguientes preguntas es negativa, reorganice su agenda y haga los cambios necesarios:

¿Dispone al menos de un 40% de espacio libre para ocuparse de los asuntos que van surgiendo?

¿Ha programado las evaluaciones de desempeño de su equipo con doce meses de anticipación? ¿Ha apartado tiempo para “recorrer las instalaciones”?

¿Están firmemente programadas en su agenda sus sesiones regu­lares de Información y sus evaluaciones de progreso?

¿Ha fijado las fechas de sus vacaciones? Les ha dado a su jefe y a su gente una explicación diplomática non respecto a su enfoque de planificación y administración de su tiempo?

 

Dar de su tiempo para su personal

 tiempo con empleados

La máxima prioridad de un gerente es dedicarle minutos del día a su gente.

Los peores gerentes son los que nunca se ven, cuyas secretarlas son unas obstruccionistas arrogantes, por decir lo menos.

Los peores gerentes son los que le dedican poco espacio a su perso­nal, siempre están en reuniones con el presidente, o están de viaje, o escribiendo discursos, o aten­diendo algún problema urgente allá en la Planta. Son gerentes que preferirían estudiar informes sobre evaluaciones de nuevos productos que estar viendo gente; que preferirían estar con clientes en almuer­zos costosos de tres horas en vez de evaluar el desempeño de su personal.

El Líder tiene una regla absoluta. A menos que se haya ido de vacaciones o se halle fuera de la base y sea imposible ponerse en con­tacto con él, le concederá tiempo a cualquier miembro de su equipo dentro de 24 horas después de haberlo solicitado. No importa cuán ocu­pado esté, no importa cuán atestada esté su agenda, si un empleado de­sea cinco minutos, él encontrará, sin lugar a duda, cinco minutos dentro de las próximas 24 horas. Pudiera ser a las ocho de la mañana, o a las seis de la tarde, pero hará lo imposible por conce­derle ese rato.

Pero el Líder no espera a que se lo pidan. Encuentra espacio pa­ra hacer un recorrido por las Instalaciones, de modo que la gente pue­da presentar cualquier problema a medida que él va recorriendo.

Para el Líder, lo más importante que puede hacer es conceder­le tiempo a su gente. Es su gente la que produce los resultados, la que tiene los problemas, la que necesita su ayuda. Por tanto, les dedicará tiempo a todos los aspectos relacionados con el manejo del personal, a su selección, capacitación y formación, a su motivación, a resolver le sus problemas, a las comunicaciones y a su bienestar.

Desde luego también les dedicará parte de su día a su superior y a sus colegas. Encuentra ese tiempo no recargando su agenda, no asis­tiendo a innecesarias reuniones de comités, que constituyen un des­perdicio y — me temo — no trabajando estrictamente de 9 am a 5 pm.

 

aplicarhoy

Eche un vistazo a las anotaciones de su agenda durante las últimas cuatro semanas. Calcule cuánto le ha dedicado realmente a su gente. Al menos un 80% debe haberse dedicado a cuestiones del perso­nal, y al menos un 40%, de un modo u otro, debe ponerse sin reserva a tu disposición, a fin de que presenten cualquier asunto o problema.

En caso de que esté muy por debajo del 80% el “tiempo dedicado a la gente” y por debajo del 40% el “tiempo disponible”, lo más proba­ble es que usted va a tener serios problemas de personal en su área.

 

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *